Coronavírus e home office: como compartilhar informações com segurança e manter a performance do funcionário

Circulando pelo mundo desde a primeira quinzena de fevereiro, o coronavírus (COVID-19) foi declarado oficialmente como uma pandemia na última quarta-feira (11) pela Organização Mundial da Saúde (OMS). No Brasil, o primeiro caso da doença foi confirmado em 25 de fevereiro em um homem que reside em São Paulo e havia viajado para a Itália. Nesta sexta-feira (13), o país já conta com pelo menos 143 casos identificados de pacientes com a doença.

Com o aumento exponencial de infectados, grandes eventos que terão aglomerações de pessoas como shows e partidas de futebol estão sendo adiados por tempo indeterminado. Para tentar evitar a possibilidade de transmissão, que ocorre a partir do contato com fluídos do doente, empresas do mundo todo estão adotando o home-office como forma de trabalho. Apesar de uma excelente alternativa, essa modalidade exige que gestores e funcionários tomem medidas de segurança.

Sylvia Bellio, que é especialista em infraestrutura de TI e CEO da it.line, empresa eleita por quatro vezes consecutivas a maior revendedora da Dell no Brasil, comenta que o trabalho remoto tem crescido no país e é a forma principal de trabalho de quase 4 milhões de brasileiros.

“Nesse contexto de coronavírus, o home-office é uma medida que pode literalmente salvar vidas. Contudo, é preciso ficar atento a questões como que tipo de softwares e hardwares estão sendo usados para que o trabalho seja feito. Medidas simples de checagem e instalação de programas podem fazer com que a atuação do funcionário em casa seja quase tão segura quanto na empresa, que possui todo um departamento próprio de segurança digital”, argumenta a especialista.

Sylvia pontua que essa decisão de realocar o funcionário para atuar em casa pode ser extremamente perigosa se os cuidados corretos não forem tomados. “Apesar do home-office ser uma alternativa mais confortável, ao atuar desta forma o funcionário está carregando informações preciosas da empresa e está tirando essas informações do ambiente seguro”, complementa.

Proteção de redes privadas

Alguns tipos de empresas dependem que o funcionário tenha acesso a uma rede interna para que ele realize suas funções. Nessas situações, os empregadores precisam lembrar que a segurança das informações estará sujeita, por exemplo, às redes de internet inseguras. Nesse tipo de situação é altamente recomendado que a governança de TI do empregador tenha regras claras sobre procedimentos que devem ser adotados pelos trabalhadores.

“Questões como qual computador será utilizado, da empresa ou pessoal, e quais sites e programas podem ou não ser acessados no home-office devem estar claros nas regras da empresa. Esse tipo de definição é essencial para diminuir a chance de que informações sejam vazadas ou roubadas por criminosos cibernéticos, que estão sempre atentos às fragilidades dos sistemas digitais”, explica Sylvia.

Por causa disso, ela pontua quatro questões importantes de segurança para funcionários que acessarão redes privadas em suas residências:

- Definição de computador usado: a escolha de qual computador será usado é importante porque ela definirá quais os procedimentos de segurança serão tomados. Caso o computador da empresa seja levado para casa pelo funcionário, os cuidados terão que ser em relação a rede de internet utilizada, por exemplo. Além disso, é preciso que a empresa avalie esse dispositivo assim que ele voltar para o ambiente de trabalho. Apesar do controle, nem sempre é possível verificar o que foi acessado e o que estará no computador quando ele for reconectado na empresa. Na situação em que o computador pessoal do trabalhador for utilizado, é preciso alertá-lo e treiná-lo em relação a utilização de softwares como antivírus e firewall. Essa segunda situação precisa ser ainda mais fiscalizada, já que dispositivos pessoais costumam ser ainda menos vigiados do que os profissionais;

- Monitoramento: o monitoramento do tráfego dos dados de rede do computador do trabalhador remoto é importante para verificar possíveis anomalias, como acesso a servidores desconhecidos e até mesmo arquivos baixados de fontes estranhas. Para realizar esse acompanhamento são utilizados programas específicos que são instalados nas máquinas dos funcionários. Além de fiscalizar acessos, esses softwares conseguem monitorar horários de entrada e saída dos funcionários. Isso é importante porque faz com que a jornada de trabalho fique idêntica ou simular a que o funcionário realiza presencialmente. Apesar do funcionário estar atuando em casa, as empresas precisam respeitar horários combinados;

- VPN: VPN (Rede Privada Virtual, em português) tem por objetivo integrar dispositivos remotos às redes corporativas da forma mais segura possível. Através dela, é possível conectar dois ou mais computadores, permitindo o tráfego de dados de forma segura entre eles. Ou seja, a VPN permite que um funcionário que está trabalhando em casa tenha acesso a uma rede interna de uma empresa, por exemplo. Essa funcionalidade possibilita até mesmo a criptografia do tráfego de informações, o que significa que os dados trocados entre os computadores estarão completamente seguros. É preciso ficar atento, porém, porque além da VPN privada, também existem as chamadas VPN’s públicas, que apenas mascararam a conexão dos computadores e não protegem totalmente os dados dos usuários, podendo causar graves perdas ou transtornos;

Armazenamento em nuvem: o salvamento de arquivos na nuvem, tecnologia chamada de “cloud computing”, é uma das formas mais eficientes de troca de arquivos digitais. Ela pode ser utilizada, por exemplo, em casos de empresas que não precisam dar acesso total ao sistema interno. Nesses casos, o arquivo em que o funcionário irá trabalhar pode ser colocado na nuvem e somente aquele dado será acessado para o trabalho. Esses programas e serviços são úteis porque não utilizam a memória física do computador e permitem o acesso e até edição de documentos por pessoas permitidas. O uso da nuvem é ideal para backups e para quem costuma lidar com transferências de arquivos pesados também;

Outras dicas de produtividade

Sylvia Bellio comenta que nesse novo cenário, empresas e funcionários precisam estar atentos ao que há de mais moderno para que o trabalho seja feito da forma mais eficiente possível. Além disso, ela lembra que a adoção de premissas básicas pode fazer com que o trabalho remoto seja até mais produtivo do que na empresa:

Softwares: é muito importante informar para que o funcionário tenha uma suíte de aplicativos office e uma solução de redes confiável. Para não ter problemas com segurança, é essencial que o trabalhador não utilize softwares piratas, e atualize-os quando o fabricante recomendar. No caso do antivírus, firewall e sistemas operacionais, é preponderante deixá-los atualizados;

Gerenciamento de trabalho: os softwares de gerenciamento de projetos estão sendo muito utilizados por todos os tipos de empresas. Por causa da não presença física dos trabalhadores no ambiente de trabalho, a forma de comunicação entre gerentes e funcionários acaba mudando e as empresas precisam encontrar soluções de gerenciamento. Assim, os programas de organização de trabalho servem para que as tarefas e prazos sejam definidas. A partir dessas aplicações também é possível planejar as atividades e disponibilizar para todos abas com anotações com o que precisa ser realizado;

Além disso, existem appliances e aplicações que monitoram produtividade, que podem chegar a um nível de granularidade de análise na qual é possível saber quanto tempo o funcionário passou em cada aplicação, além de detectar se a aplicação estava em uso real ou apenas aberta na máquina remota. “Desta forma, os gestores conseguem cruzar dados e analisar detalhadamente a produtividade do usuário”, observa Sylvia.

Normalmente, os sistemas empresariais também possibilitam o controle dos horários de logins, de acordo com as políticas das empresas. “Além disso, mais do que a parte que se refere a tecnologia, existe toda a política trabalhista, que precisa ser bem acompanhada por uma assessoria jurídica”, ressalta Bellio.

Mensageiros: tão utilizados na comunicação diária para fins recreativos, os mensageiros acabaram se tornando essenciais para quem quer se comunicar de maneira instantânea. Eles estão substituindo, inclusive, os e-mails, já que contas corporativas já são usadas pelas empresas. As empresas podem encarar os aplicativos de mensagens como uma forma eficiente e rápida para trocar informações com os funcionários. Nesses casos, porém, é preciso respeitar os horários dos colaboradores. Uma vez que esses programas estão na linha fina de recreação e trabalho, alguns gestores acabam extrapolando e enviando demandas fora do horário de trabalho, o que é bastante abusivo.

Sobre Sylvia Bellio

Iniciou a carreira no setor financeiro, atuando como gerente da área administrativa de grandes instituições bancárias.

Diretora Geral da it.line - empresa eleita por quatro anos consecutivos o Maior Canal de Vendas Dell do Brasil.

Com mais de 15 anos de experiência no mercado de tecnologia conduz sua equipe de arquitetos de soluções e executivos de negócios para se posicionem lado a lado com os profissionais de TI na busca de soluções para resolver os desafios de negócios das empresas.

Agraciada, através de sua empresa, por anos consecutivos com os mais conceituados prêmios da Dell Computadores.

É autora dos livros “Simplificando TI” e “Impressões Digitais”

Introduziu no Brasil fabricantes como: Dot Hill Systems de armazenamento FC; EqualLogic armazenamento Iscsi; Force10 de networking; Compellent de armazenamento FC|ISCI.

Tem papel de destaque no empoderamento feminino dentro do universo da tecnologia. É a única mulher a compor o conselho das empresas parceiras da Dell no Brasil. Participou de diversas edições do Dell World e das últimas edições do Dell Women’s Entrepreneur Network.

Sobre a it.line

No mercado há mais de 15 anos, a it.line é uma empresa de tecnologia que oferece serviços de projetos de TI, Arquitetura Digital, Consultoria, Integração, Suporte, Virtualização, Cloud Computing e Segurança.

A empresa foi considerada, por quatro anos consecutivos, o maior canal de vendas da Dell no Brasil. Além disso, o empreendimento faz parte da elite dos canais Dell, pois é Titanium, degrau mais alto do programa Partner Direct.

Oferece toda linha de produtos Dell EMC através de um modelo de negócios direto com o fabricante e suportado pelos melhores profissionais de pré-vendas, vendas e pós-vendas do segmento.

Atua com base no conceito de ser, realmente, um provedor de soluções, não apenas mais um revendedor de produtos, a it.line participa ativamente junto aos projetos de seus clientes, suportando-os da pré-venda à pós-venda, provendo todos os serviços de suporte e assistência técnica que as soluções demandarem.

Os conceitos que resumem a it.line são: Tradição, Confiança, Respeito, Credibilidade e Flexibilidade.