Os reflexos das mudanças do eSocial nas empresas de serviços

Desde a implementação do eSocial em 2018, as empresas brasileiras passaram por uma transformação significativa na forma de comunicar ao governo federal dados sobre vínculos empregatícios e contribuições previdenciárias. A obrigatoriedade dessa transmissão trouxe grandes desafios para os setores Jurídico e de RH, que tiveram que se adaptar às novas exigências. No entanto, desde outubro de 2023, um novo desafio surgiu: a inclusão obrigatória de informações relativas aos processos trabalhistas na plataforma. Isso exigiu mais uma vez que as corporações se adequassem. O objetivo dessa mudança é unificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais para os órgãos públicos.

Dentro desse novo cenário, as empresas agora também necessitam transmitir ao eSocial uma série de informações, com foco em simplificar o acompanhamento e fiscalização o das obrigações legais a fim de garantir maior transparência e controle sobre as relações de trabalho. E ninguém pode ficar de fora: a transmissão é obrigatória para todas as empresas que se enquadrem aos eventos do eSocial de processos trabalhistas, independentemente do porte ou do regime de tributação, sujeito a penalidades no caso de não cumprimento.

As consequências

A não conformidade com as exigências estabelecidas pode acarretar sérias consequências para as empresas. Primeiramente, há um impacto financeiro direto: multas que podem chegar a até 20% das contribuições informadas, acumuladas mês a mês. Além disso, a não obtenção de uma Certidão Negativa de Débitos (CND) pode impedir a participação em licitações e comprometer contratos com outras organizações que exigem que seus fornecedores estejam livres de pendências fiscais.

A reputação da empresa pode ser gravemente comprometida pela falta de controle sobre as obrigações trabalhistas e previdenciárias, transmitindo uma imagem de desorganização e irresponsabilidade tanto para o mercado quanto internamente. Como consequência, essa percepção de fragilidade na gestão pode levar a uma grave perda de credibilidade.

O papel da tecnologia

Felizmente, hoje existem tecnologias capazes de lidar com as complexidades do eSocial, como módulos integrados aos sistemas jurídicos que permitem a automação do trabalho e a gestão das transmissões dos eventos em um único lugar. Essas ferramentas eliminam a necessidade de processos manuais, como o uso de planilhas em Excel, que são trabalhosos e propensos a erros.

Ao utilizar essas soluções, as empresas conseguem centralizar todas as informações necessárias em uma única plataforma. Dados como número do processo, informações sobre pagamentos, cálculos, homologações e prazos são cadastrados no sistema, que gera automaticamente os arquivos necessários para a transmissão. Esse processo garante maior precisão e controle, reduzindo significativamente o risco de erros e atrasos.

Para empresas que optam por não gerenciar essa atividade internamente, os serviços de Business Process Outsourcing (BPO) surgem como uma solução eficaz. Combinando tecnologia avançada, processos, pessoas e expertise especializada, esses serviços cuidam de todas as análises e transmissões necessárias. Oferecem uma solução completa, que abrange desde a coleta de dados até a transmissão e geração de comprovantes, garantindo transparência e segurança para as corporações.

Ainda nesse sentido, também estão sendo desenvolvidas soluções que automatizam a análise de processos utilizando Inteligência Artificial (IA), aprimorando a transmissão de eventos do eSocial de processos trabalhistas. A IA será empregada para analisar decisões e cálculos judiciais, extraindo automaticamente as informações necessárias e preenchendo o sistema jurídico com maior rapidez e precisão. Essa tecnologia promete reduzir significativamente o tempo e os recursos necessários para cumprir as obrigações, além de minimizar a margem de erro humano.

As mudanças no eSocial continuam sendo um desafio significativo para empresas, especialmente aquelas com grande volume de colaboradores e processos trabalhistas. A não conformidade pode resultar em prejuízos financeiros e impactar a reputação corporativa. No entanto, com o apoio da tecnologia, é possível gerenciar essas obrigações de maneira eficiente e precisa, permitindo que as empresas se concentrem em suas atividades principais enquanto cumprem todas as exigências legais.

Em um cenário empresarial cada vez mais dinâmico, investir em tecnologia tornou-se essencial para manter a competitividade. Desta forma, a integração da inteligência artificial e outras tecnologias avançadas na gestão do eSocial representa um avanço significativo, proporcionando maior eficiência e segurança para as empresas.

Magno Alves é Diretor da Unidade de Negócios Jurídicos do Grupo Benner, empresa que oferece softwares de gestão empresarial e serviços tecnológicos para revolucionar e simplificar os negócios.