Terceirizar a gestão documental eleva resultados empresariais

Como um todo, a terceirização de processos permite uma redução significativa de custos e proporciona uma melhor experiência aos envolvidos. O ato consiste em uma empresa acionar o serviço de outra, para realizar atividades específicas e dando mais tempo para a contratante dedicar na sua atividade econômica principal. Desse modo, presta ações secundárias como, por exemplo, a gestão de documentos.

Como a terceirização melhora os resultados?

De acordo com dados da Confederação Nacional da Indústria (CNI), em 2023, 80% das corporações brasileiras optaram pelo auxílio externo em algum setor ou atividade. Isso corresponde a cerca de 2,2 milhões de entidades. O setor de serviços é o mais citado nessa utilização (93%), seguido pelo comércio (84%) e industrial (70%). “É interessante pensar no porque essa é uma opção tão popular e cogitada pelos locais. A resposta é a facilidade. Imagina retirar da lista de preocupações aquelas tarefas as quais não são o foco, tende a elevar a produtividade sgnificativamente”, comenta Carlos Mencaci, CEO da Assine Bem.

A reputação das empresas depende diretamente da qualidade da experiência proporcionada pelos seus membros para o cliente. Entretanto, esse poderoso mecanismo de fidelização pode ficar comprometido caso a gestão não tenha se preparado e treinado internamente os seus colaboradores. Por essa razão, quem conta com a ajuda de estabelecimentos voltados para atuações direcionadas sai na frente, reduzindo custos e eliminando problemas como falta de foco, efetividade, escalabilidade, inovação, entre outros.

A percepção positiva por parte dos empresários tem servido para aquecer esse mercado. Conforme números do IBGE, em 2020, praticamente 4,3 milhões dos profissionais eram terceirizados, correspondendo a cerca de 25% dos trabalhadores formais. “Outra informação relevante é o fato do tipo de contratação não ter apresentado um recuo nem mesmo durante a pandemia, época de declínio econômico e crise geral”, informa o executivo.

Por que a administração documental precisa de um cuidado extra?

Hoje, a forma mais protegida de fechar negócios é deixar tudo o mais acertado possível, escrito e catalogado em uma escritura. Logo, essa não pode ser uma atividade colocada de lado na instituição, principalmente levando em conta normas como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

A legislação, nº 13.709, de agosto de 2018, dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado. O objetivo é defender os direitos fundamentais de liberdade, privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade de cada um. Assim, firmas descumprindo as imposições colocadas estão sujeitas a penalidades.

Nesse contexto, se uma companhia pretende alcançar o sucesso com organização, planejamento e segurança, o ideal é voltar o olhar para uma logística aprimorada nesse viés. “Isso evita possíveis dores de cabeça com papeladas burocráticas, traz tranquilidade aos envolvidos e maior propriedade para a marca”, comenta Mencaci.

A importância de um gestão tecnológica

Durante muito tempo o gerenciamento de contratos e declarações era feito de forma manual e física. Assim, algumas exigências eram inseridas no processo, como a utilização de papel como matéria prima, envio por malote e portador, além de enormes riscos, como perda e ação do tempo nos materiais.

Com a modernização, a tecnologia foi, cada vez mais, inserida no cotidiano da população e, consequentemente, na rotina corporativa. Assim, surgiu a assinatura digital, proporcionada por plataformas como a Assine Bem. A oportunidade inclui criar, editar e enviar diversos templates para clientes e parceiros. “Isso propicia uma rapidez elevada na finalização das demandas, resolvendo todas as pendências em apenas alguns cliques. Anula-se, então, a obrigatoriedade de um contato presencial ou a preocupação com datas e localidades”, pontua o gestor.

Os estabelecimentos brasileiros estão, cada vez mais, investindo em soluções tecnológicas para automatizar e otimizar os procedimentos internos. Segundo uma pesquisa da Gartner, 70% delas devem ter implementado soluções de gerenciamento de documentos digitais até 2025.

A razão para esse avanço, além dos inúmeros benefícios ligados, relaciona-se com a adoção de novas tecnologias, como inteligência artificial e blockchain, impulsionando a demanda. O crescimento do e-commerce também se destaca, pois gera um aumento na quantidade de arquivos para a rúbrica. Por fim, a conformidade regulatória é um tópico de interesse marcante, visando estar sempre em compatibilidade com as leis aplicáveis.

Fonte: Carlos Mencaci, CEO da Assine Bem

Serviço: Terceirizar a gestão documental eleva resultados empresariais

Sobre a Assine Bem

A Assine Bem é uma plataforma criada para otimizar o processo de assinaturas e gestão de documentos. A ferramenta desenvolvida pela empresa conecta pessoas e processos em qualquer lugar, tornando as etapas de validação de arquivos um processo sustentável e econômico.

Com segurança baseada em criptografia, os contratos arquivados e autenticados na plataforma são inalteráveis, trazendo mais proteção aos clientes. Além disso, é possível criar, editar e enviar arquivos aos signatários de maneira rápida e prática pelo site. A solução oferece, também, integrações por API’s para todos os tipos de sistemas.