EFD-Reinf: Como garantir a conciliação dos eventos em tempo real

Presente na vida dos contribuintes desde o ano de 2018, a EFD-Reinf veio evoluindo ao longo dos anos, até que em setembro de 2023 iniciou-se a obrigatoriedade da entrega das informações das retenções federais de IRRF/ Pis/ Cofins/ CSLL, através do grupo R-4000, o qual anteriormente já apelidamos de “DIRF Mensal”.

Dentre os eventos da série R-4000, o R-4010 (Pessoa Física) e o R-4020 (Pessoa Jurídica) são os que possuem informações mais complexas e detalhadas, com campos chaves para montagem dos mesmos como “natRend” (Código da natureza do rendimento, conforme Tabela 01) e o “dtFG” (data do fato gerador do pagamento ou crédito realizado ao beneficiário).

A informação do código da natureza do rendimento que, quando comparado à DIRF, representa a substituição do código de pagamento do imposto, é um fator crítico em termos de cadastros e registros no processo de recebimento fiscal, uma vez que esse será um campo chave para montagem dos eventos. Logo, o recomendável é identificar o código da natureza do rendimento no nível de nota fiscal/documento, para que os valores totais de rendimentos e retenções de um mesmo beneficiário, por exemplo, possam ser consolidados ou segregados por essa informação na geração do evento.

Considerando, por exemplo, o cenário de termos mais de um “natRend” por beneficiário, podemos concluir o quanto precisamos que essa informação esteja especificada por documento, para que possa ser garantida a veracidade da informação que será prestada na montagem do evento. Logo, apesar dos eventos R-4010 e R-4020 não solicitarem o detalhamento da nota fiscal, como ocorre no evento R-2010, precisamos sim no nosso dia a dia da rotina fiscal ter isso bem demonstrado e controlado em nossas apurações a nível de documento, com vistas facilitar possíveis alterações e/ou ajustes que venham a ocorrer, proporcionando rastreabilidade e segurança nestas retificações.

Outro ponto importante também que requer um cuidado especial são sobre notas fiscais que inicialmente não tiveram retenção e não foram informadas na Reinf, mas que em algum dos meses posteriores houve a retenção do imposto de renda para o mesmo beneficiário, o que obriga o contribuinte a reabrir os períodos anteriores destas notas sem retenção e enviar os eventos destes beneficiários de forma retroativa, conforme estipula o Manual de orientação do usuário da EFD-REINF. Ou seja, o contribuinte fica obrigado a seguir o mesmo critério que sempre foi estabelecido pela DIRF de forma anual, mas agora na Reinf de forma mensal, o que torna esse controle muito mais trabalhoso, tendo em vista a análise desse critério entre apurações mensais e a necessidade de retificações.

Desta forma, destacamos aqui a importância de termos soluções fiscais que, além de realizar a transmissão dos eventos de forma totalmente integrada e sincronizada com a apuração dos impostos retidos federais, garantam através de uma rotina de conciliação que todas as informações constantes em tempo real nas apurações fiscais, dentre elas o código de natureza do rendimento, estejam devidamente em conformidade com as informações constantes na base de dados da EFD-Reinf e que consequentemente estarão na DCTFWeb.

*Juarez Oliveira Mata Junior é Gerente de Produto da Solução Fiscal GUEPARDO Tax da NTT DATA.

É Contador e especialista em Gestão e Planejamento Tributário.