4 passos para medir e avaliar a produtividade no trabalho

A produtividade no trabalho é um dos principais indicadores de desempenho de uma empresa. Medi-la de forma precisa é crucial para entender a eficiência dos processos, identificar áreas de melhoria e tomar decisões informadas. Nosso conhecimento sobre algo só avança conforme avançamos nosso sistema de medição. Sem isso, temos apenas percepções e vieses.

Esta medição envolve a relação entre a quantidade de recursos utilizados (tempo, mão de obra, materiais) e os resultados obtidos (produtos ou serviços entregues). A fórmula básica é:

Produtividade = Resultado Total / Insumos Totais

Ela pode ser aplicada em diferentes contextos, ajustando os insumos e resultados específicos para cada setor ou função.

Como medir e avaliar a produtividade?

Para medir a produtividade individual e da equipe, é importante seguir algumas etapas:

- Definir metas claras, com objetivos específicos e mensuráveis. Para indivíduos, isso pode ser a quantidade de tarefas concluídas. Para equipes, pode ser a realização de projetos ou metas de vendas;
- Utilizar ferramentas de monitoramento, como software de gerenciamento de projetos e aplicativos de rastreamento de tempo. Elas podem ajudar a monitorar o progresso e o tempo gasto em cada atividade;
- Coletar dados regularmente, com registro e análise de desempenho para identificar padrões e áreas de melhoria;
- Realizar feedback e revisões, com reuniões periódicas para discutir o progresso, desafios e ajustar as metas conforme necessário.

Já a avaliação de produtividade deve ser um processo contínuo e estruturado. Para ser eficaz, trago, também, quatro pontos:

- Análise de desempenho, comparando performance atual com as metas estabelecidas (que devem ser específicas e objetivas);
- Reuniões de feedback para discutir resultados, fornecer reconhecimento e identificar áreas de desenvolvimento;
- Benchmarking, importante para comparar a produtividade da equipe com padrões do setor ou com outros times dentro da empresa para identificar pontos fortes e fracos;
- Ajustes e planejamento, essenciais após os insights obtidos na avaliação.

Mas afinal, quais são os indicadores de produtividade?

Variam de acordo com o setor e a função, mas os mais comuns incluem a eficiência operacional, que é medida pela quantidade de produção em relação aos recursos utilizados; a taxa de conclusão de projetos, que se refere ao percentual de projetos finalizados dentro do prazo e do orçamento; e a produção por hora, que avalia quantas unidades são produzidas por hora de trabalho.

Além disso, a taxa de erros é um indicador relevante, pois mostra o número de defeitos ou retrabalhos necessários, refletindo diretamente na qualidade do trabalho realizado. A satisfação do cliente também é fundamental, sendo medida pela fidelidade e feedback dos clientes, o que reflete a eficácia dos serviços prestados. Outro indicador importante é o tempo médio para conclusão, que contabiliza quanto tempo é necessário para completar uma tarefa ou projeto. Por fim, o ROI de projetos, ou retorno sobre o investimento, é um indicador que mede a eficiência

Com essas orientações, é possível medir a produtividade no trabalho de forma mais assertiva, visando o crescimento e o sucesso de qualquer organização. Implementar métodos eficazes de monitoramento e avaliação pode ajudar a identificar oportunidades de melhoria, aumentar a eficiência e, em última análise, contribuir para um ambiente de trabalho mais produtivo e satisfatório.

Virgilio Marques dos Santos é um dos fundadores da FM2S, gestor de carreiras, doutor, mestre e graduado em Engenharia Mecânica pela Unicamp e Master Black Belt pela mesma Universidade. Foi professor dos cursos de Black Belt, Green Belt e especialização em Gestão e Estratégia de Empresas da Unicamp, assim como de outras universidades e cursos de pós-graduação. Atuou como gerente de processos e melhoria em empresa de bebidas e foi um dos idealizadores do Desafio Unicamp de Inovação Tecnológica.