Como as assinaturas eletrônicas estão transformando e impactando de forma silenciosa a rotina das empresas?

Em um mundo cada vez mais digital, as assinaturas eletrônicas surgem como uma solução para simplificar e agilizar os processos burocráticos, tanto para pessoas físicas quanto para empresas. Isso porque elas viabilizam que a tramitação de documentos, antes morosas e cheias de etapas, migre para o ambiente digital com velocidade, segurança e validade jurídica. De acordo com um estudo da Global Industry Analysts, o mercado global de assinaturas eletrônicas deve alcançar US$ 48,2 bilhões até 2030, um sinal claro do potencial e da relevância dessa tecnologia em constante crescimento.

Na rotina empresarial, a adoção da assinatura eletrônica impacta positivamente todos os setores envolvidos. Esses benefícios proporcionam praticidade e agilidade nos processos, resultando em uma redução de custos e esforços. Sendo assim, sua autenticidade e validade trazem inúmeros benefícios e uma segurança jurídica maior para as empresas.

Além disso, existem também no mercado diversas soluções de assinatura eletrônica, avaliando fatores como facilidade de uso, segurança, integração com seus sistemas e investimento. Em alguns casos, os portais de assinaturas oferecem para as empresas uma experiência simples e segura para enviar e assinar documentos com validade jurídica.

Essas plataformas possibilitam criar fluxos para tramitação, escolha do tipo de assinatura eletrônica, acompanhamento em tempo real de todas as etapas e armazenamento dos documentos na própria plataforma. Com um único clique, um ou centenas de documentos podem ser assinados. Além disso, a integração com sistemas existentes, por meio de API ou versão web customizável, é uma realidade que aumenta a eficiência operacional das empresas.

Como o uso da assinatura eletrônica pode oferecer vantagens no dia a dia para as empresas?

De modo geral, as assinaturas eletrônicas se tornaram uma parte essencial do mundo dos negócios e da administração. Elas oferecem uma maneira eficiente e segura de validar transações e documentos no ambiente digital. Viabilizando diversos benefícios como, por exemplo:

Redução de Custo

Proporciona uma redução drástica nos custos com materiais de escritório (como papel e cartuchos para impressoras).

Eficiência

A coleta de múltiplas assinaturas em um contrato pode ser realizada em poucos segundos por meio de uma plataforma. Além de dispensar as chancelas cartorárias.

Outro benefício é a sua aplicabilidade em uma variedade de documentos, tais como contratos, notificações, balanços, laudos, formulários, procurações, exames, e-mails, declarações, certificados, mandados, prontuários médicos, propostas e apólices de seguros, além de uma infinidade de outras possibilidades.

Sustentabilidade

Atende plenamente às exigências de proteção do meio ambiente, sinalizando ao mercado a responsabilidade da empresa com essa questão.

Segurança

A utilização do certificado digital torna a assinatura eletrônica muito mais segura do que a realizada em papel. Tanto o arquivamento quanto a recuperação dos dados são muito mais simples. Além disso, sua duplicação é aceita como original, não como cópia.

Validade Jurídica

Possui validade jurídica de um documento com firma reconhecida, conforme assegurada pela MP 2.200-2/2001. Não há envelhecimento, bem como possibilidade de deterioração, como ocorre com os documentos em papel.

Como podemos perceber, a assinatura eletrônica traz para as empresas uma agilidade nos processos, permitindo que os acordos digitais sejam finalizados mais rápidos e seguros. Além de mostrar como essa tecnologia, aliada às demandas do dia a dia das empresas, contribui para uma produtividade mais eficiente para o seu negócio.

*Diego Martins é CRO da CertiSign, uma empresa especialista em identificação e segurança digital.