Digitalização de processos é fundamental para retomada após catástrofes

O Brasil está em meio a uma de suas maiores catástrofes naturais do século 20 até hoje – e, em um país que sempre teve como mote o fato de não passar por terremotos, explosões de vulcões, acidentes naturais que vemos ao redor do mundo, isso é novo. Estamos claramente sofrendo neste processo, nos adaptando às pressas em operações de resgate para o qual não estávamos prontos. Neste momento, tentamos dar conta das urgências – mas já surge a pergunta: e depois?

Já sabemos que na agricultura teremos muito desafios pela frente. E as empresas? Também já vemos despontar uma série de problemas, com milhares de produtos perdidos nas enchentes – de alimentos a tratores. Há também uma outra questão que precisará ser revista com urgência: os processos empresariais. Empresas sem um plano de continuidade de negócios terão mais dificuldades para retomar as operações.

Planos de continuidade de negócios e digitalização

Uma pesquisa realizada pela Fema – a agência federal de gestão de emergências dos Estados Unidos [Federal Emergency Management Agency, na sigla em inglês] – aponta que ao menos 40% das empresas não reabrem após uma catástrofe, outras 25% acabam fechando até um ano depois – e mais de 90% delas acabam encerrando após serem atingidas por desastres de grande vulto.

Obviamente, temos três cenários: o das empresas que têm orçamento para investir em capacitação e consultoria para criação de planos de continuidade de negócios e não o fazem – geralmente porque a alta gestão não vê valor no processo, infelizmente; e outro que congrega as que não têm o capital – seja recursos humanos ou dinheiro, e um terceiro, no qual as organizações têm um plano de continuidade de negócios que não agrega a digitalização documental.

Para qualquer uma das situações, uma coisa é certa: a digitalização – um processo que hoje é ofertado por inúmeras empresas no Brasil e com valores bem competitivos – é uma alternativa altamente viável. Tornar a segurança dos arquivos e a acessibilidade de documentos importantes deve ser uma prioridade absoluta, não importa o que aconteça – desde contas a pagar, arquivos de RH, como registros de funcionários, contratos, documentos legais: tudo. E a digitalização é um processo que garante isso.

Manter a documentação centralizada e na nuvem é um processo-chave – e que garante que as informações vitais não serão perdidas, bem como seu acesso remoto. Em situações como a que estamos vivendo agora, no qual não é possível retornar aos escritórios, é possível ter o acesso remotamente – e permitir, por exemplo, que uma filial em outro Estado assuma eventuais processos que precisam continuar a ocorrer, como o pagamento de funcionários. O processo de digitalização também possibilita que o tempo de interrupção da operação e a inatividade sejam menores.

Claro que o melhor cenário é ter um plano de continuidade de negócios bem estruturado. Mas se isso não é possível por qualquer que seja o motivo, existem alternativas, e a gestão digital de documentos já cobre uma parte considerável de um eventual cenário dessa natureza. E talvez esse seja um processo para o qual tenhamos que olhar com mais atenção daqui pra frente, até mesmo porque as mudanças climáticas mostram claramente que essa não será a última vez que passaremos por isso.

Em 2023, o Centro Nacional de Monitoramento e Alertas de Desastres Naturais (Cemaden) registrou 1.161 eventos de desastres, sendo 716 associados a eventos hidrológicos, como transbordamento de rios, e 445 de origem geológica, como deslizamentos de terra. O acompanhamento é feito desde 2011 e pela primeira vez o número superou a barreira dos mil eventos.

O papel social da retomada comercial

As medidas para as empresas são importantes, pois a retomada da atividade econômica nas cidades afetadas impacta empresários, seus funcionários diretos e contribui para a geração de empregos indiretos, arrecadação de impostos municipais e estaduais, que podem ser usados para a reconstrução das àreas atingidas. A digitalização nas empresas possibilita o acesso ao próprio PCN e dá mais agilidade nas ações de continuidade ou retomada dos trabalhos.

Em casos de catástrofes naturais que afetam uma grande quantidade de pessoas, como as enchentes no Rio Grande do Sul e o Furacão Katrina, que atingiu os Estados Unidos, em agosto de 2005, e causou mais de 1,8 mil mortes e danos econômicos de cerca de US$ 108 bilhões, a retomada das atividades do maior número de empresas também ajudou na reconstrução das áreas, na manutenção da segurança e estimulou o senso de comunidade.

No caso brasileiro, por exemplo, já vemos ações dessa natureza começarem a acontecer: redes de franquias de abrangência nacional anunciaram ações para ajudar os franqueados afetados a retomarem os negócios, auxiliando na reconstrução de lojas atingidas, e prorrogando o prazo de pagamento de boletos e cobranças de royalties.

Agora estamos em um momento de fragilidade muito grande, salvando o que é possível – e ainda nos preparando para o pior. Mas em breve, teremos que discutir, como sociedade, como garantimos a continuidade após uma catástrofe e, sem dúvidas, nessa jornada teremos que nos apropriar cada vez mais das soluções digitais para garantirmos que os danos materiais de uma tragédia dessas não seja ainda maior em termos econômicos.