Franquias: como escolher e implementar um sistema de comunicação e gestão eficiente?

Gerenciar uma rede de franquias é um desafio que só aumenta em complexidade conforme a rede cresce. São muitos fatores a ser monitorados e organizados: a comunicação entre a marca franqueadora e os franqueados, a padronização das unidades, o treinamento dos colaboradores, a resolução de problemas técnicos, o engajamento em ações e estratégias da empresa, a gestão financeira, até mesmo as compras de produtos e insumos. No início, alguns gestores organizam tudo isso manualmente, em diferentes planilhas ou plataformas - mas, quanto mais a rede escala, mais necessário se faz um sistema especializado e único, que possa centralizar em uma só ferramenta todas as necessidades de gestão e comunicação da marca.

Um sistema de gestão e comunicação para redes de franquias é uma solução de tecnologia que permite o gerenciamento de todas as atividades e processos operacionais da rede em um mesmo sistema, realizando apenas um login. Por sua própria natureza, esse sistema normalmente é composto por diversos módulos; como gestão financeira, estoque, vendas, relatórios, compartilhamento de materiais, treinamentos, e assim por diante. Esses módulos são integrados entre si e permitem o controle completo das atividades da rede.

Um sistema eficiente para redes de franquias também possibilita a comunicação rápida e efetiva entre franqueados e franqueadores, por meio de canais variados como tickets, demandas e ocorrências. “Isso permite o compartilhamento de informações relevantes e a solução rápida de problemas, atendendo inclusive à Lei Geral de Proteção de Dados - coisa que não acontece, por exemplo, quando a marca utiliza meios informais de comunicação, como email e aplicativos de mensagens pessoais”, comenta o CEO da Yungas, Guilherme Reitz.

Mas, uma vez compreendida a necessidade de se implementar um sistema de gestão e comunicação em uma rede de franquias, como escolher o mais adequado? E como garantir que a adoção do sistema ocorra com sucesso tanto para a franqueadora quanto para os franqueados? Confira alguns pontos importantes abaixo:

Como escolher um sistema de gestão e comunicação para sua rede de franquias?

Leve em conta a escalabilidade, a personalização e a facilidade de uso

Ampliar a rede é um objetivo importante para toda marca de franquias - assim, o sistema escolhido deve ser capaz de suportar o crescimento da empresa, com a adição de novas unidades e aumento contínuo no número de transações. A personalização é igualmente importante, uma vez que a ferramenta precisa se adaptar às necessidades específicas da sua franquia, como a criação de relatórios individualizados e a configuração de processos operacionais E, claro, é essencial que a plataforma seja intuitiva e de fácil uso pelos franqueados, ou a adoção do sistema pode se tornar um processo lento e difícil.

Não se esqueça da segurança

Medidas de segurança efetivas que garantam a proteção dos dados e informações da rede de franquias são cruciais: uma das vantagens de se adotar um sistema especializado para gestão e comunicação de franquias é justamente a oportunidade de se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que está em vigor desde setembro de 2020 e impacta significativamente empresas brasileiras de todos os segmentos. Priorize uma solução que seja adequada à LGPD.

Verifique os times de suporte técnico e de sucesso do cliente

É importante que o fornecedor escolhido ofereça suporte técnico especializado para resolver eventuais problemas e garantir o bom funcionamento do sistema, sem entraves para a melhor usabilidade da plataforma. Outro apoio com o qual sua rede de franquias deve contar é o time de sucesso do cliente: essa equipe acompanha integralmente o cliente nas etapas de implantação e usabilidade da ferramenta, verificando como a solução poderá atender a empresa da melhor forma, e potencializando os resultados em todas as esferas.

Como implementar um sistema de gestão e comunicação na sua rede de franquias?

Defina um plano de implementação

Antes de iniciar a implementação em si, é necessário estruturar o processo em um plano detalhado, que contemple etapas, prazos, e as responsabilidades de cada equipe e colaboradores envolvidos. A criação de um plano permite evitar erros e atrasos no processo, garantindo uma implementação ágil e eficiente no menor tempo possível.

Fique atento à configuração do sistema

A escolha de um sistema personalizável só faz sentido se a ferramenta for configurada de acordo com as necessidades específicas da rede, levando em conta as particularidades de cada unidade. Esse processo inclui a configuração individualizada de cadastros, tabelas de preços, segmentações, registros de estoque e de padronizações, entre outros.

Treine a equipe

A equipe responsável pela utilização da plataforma, incluindo franqueados, gerentes e demais envolvidos na operação, deve passar por um treinamento específico, voltado a apresentar a tecnologia e esclarecer dúvidas. Se toda a equipe tiver facilidade no uso do sistema, a adoção será mais rápida, o engajamento será maior, e a transição para a utilização da nova tecnologia será mais confortável para todo o time.

Vantagens de se adotar um sistema eficiente de gestão e comunicação para redes de franquias

Um sistema de gestão e comunicação beneficia tanto franqueados quanto franqueadores, melhorando a eficiência operacional, reduzindo custos e aprimorando a comunicação entre as partes. Para uma rede de franquias, contar com uma solução eficiente nesse sentido é fundamental para garantir o sucesso do negócio: a ferramenta permite o monitoramento das atividades em todas as unidades da rede, o que possibilita a tomada de decisões mais rápidas e precisas. Além disso, o sistema também contribui para a redução de custos, para a padronização de processos, e para o aprimoramento da qualidade dos serviços oferecidos aos clientes.

A Yungas, empresa de tecnologia especializada em gestão e comunicação de redes de lojas e franquias, elaborou um ebook gratuito e completo sobre as principais vantagens de se adotar um sistema especializado: o material traz de forma mais aprofundada as questões da escolha e da implementação da plataforma; e também aborda como garantir a manutenção, para que a ferramenta continue funcionando da melhor maneira no longo prazo. Quer saber mais? Baixe aqui gratuitamente o ebook Guia prático redes de franquias: domine sua rede com um sistema de gestão e comunicação.