Armazenamento: 12 documentos empresariais que devem ser guardados

De acordo com a legislação do Brasil, os documentos considerados legais e os contábeis das empresas devem ficar arquivados por, no mínimo, 5 anos

Diariamente são produzidos inúmeros papéis indispensáveis dentro das empresas. Por isso, efetuar o armazenamento de documentos de maneira correta é de extrema importância para o bom andamento dos negócios.

Uma empresa cuja organização documental esteja com pequenas falhas, corre sérios riscos de ser pega pela fiscalização. Isso pode ser causado pela falta de organização dos comprovantes de quitação das obrigações tributárias e de não conseguir encontrar estes documentos ao ser for notificada.

Caso isso ocorra, se a empresa não for capaz de provar para o Fisco que já fez o pagamento do débito, terá que arcar novamente com o mesmo tributo. E mais: poderá incidir uma multa de até 20% sobre o valor, ou ser imposta outra penalidade.

O que fazer?

“De acordo com a legislação do Brasil, os documentos considerados legais e os contábeis das empresas devem ficar arquivados por, no mínimo, 5 anos”.

Quem explica é o diretor comercial Marcelo Araujo, da eBox Digital, empresa especializada em guarda e a gestão de documentos físicos e digitais.

Armazenamento

Os seguintes documentos podem ser armazenados em um software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos):

Notas fiscais e recibos; 2. Imposto de Renda; 3. Programa de Integração Social (PIS); 4. Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS); 5. Livros fiscais; 6. Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL); 7. Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS); 8. Declaração Anual do Simples Nacional (DASN); 9. Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF); 10. Declarações DIPJ, DCTF, DACON; 11. Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA); 12. Declaração de Ajuste Anual — IRPF e deduções.

Maneiras de realizar o armazenamento de documentos

Antigamente todos os arquivos físicos eram guardados, criando assim um montante considerável de folhas que eram depositadas em caixas ou gavetas. Eles se acumulavam e, no momento de procurar algum deles, o tempo gasto com essa tarefa era enorme.

Com a modernização, os documentos não precisam ser armazenados fisicamente. Agora é possível mantê-los como arquivos digitais. Foi para isso que o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos) foi criado.

O seu uso proporciona às empresas uma enorme facilidade em gerenciar os documentos, estejam eles em forma física ou no formato digital. A guarda desses arquivos em nuvem ou em dispositivos externos é a maneira mais segura e fácil na hora da busca pela documentação.

Motivos para contratar uma empresa especializada

Já existe a possibilidade de usar ferramentas profissionais para a guarda correta de documentos. É possível contratar os serviços de empresas que ficam responsáveis pela organização e pela guarda de todos os arquivos.

Essas empresas especializadas na guarda dos documentos realizam o trabalho de forma organizada e sigilosa. Realizar o armazenamento de documentos e respeitar o tempo de guarda de cada um deles são ações indispensáveis para o sucesso da organização.

Não importa se a empresa é de pequeno, médio ou grande porte. Por isso é preciso separar os documentos, verificar qual é a melhor maneira de arquivá-los e manter tudo organizado.

Assim é possível evitar futuros problemas que podem caracterizar uma possível sonegação de impostos.

A eBox Digital, oferece soluções em GED que podem ser usadas de acordo com as necessidades e os objetivos de cada empreendimento. A empresa também é especializada na guarda e gestão de documentos físicos e digitais.