5 estágios do processo de automação no recebimento fiscal

Riscos nos processos fiscais

É da natureza dos seres humanos aceitar riscos e temer mudanças. Porém, em algumas situações é essencial dar lugar a novas práticas para evitar tanta exposição à possíveis problemas.

Gerir processos fiscais e tributárias que abrem espaços para muitos contratempos não é estratégico. Se é possível evitar, por que não trabalhar com a prevenção e previsão de cenários? Ainda mais no caso de adversidades que podem comprometer o funcionamento do negócio, resultar em autuações, engessar atividades e até perder dinheiro. Por isso, é importante entender qual modelo a empresa adota para a gestão fiscal e o risco que é assumido junto com essa escolha.

Para fazer a projeção desses 5 cenários, foram feitas entrevistas, visitas e acompanhamentos de empresas reais em todos os portes e segmentos. Desde organizações de bens de consumo a produtores de matéria prima, de varejistas do segmento têxtil a grandes redes de restaurantes e fast food.

Zero automação no recebimento fiscal

Nesse estágio, o recebimento do XML da NFe é feito manualmente, assim como o controle das mercadorias recebidas. Resumidamente, a empresa que se encaixa nessa realidade:

- Não tem ciência dos documentos emitidos contra o CNPJ
- Não cumpre com a obrigação fiscal de armazenamento dos XML contida no manual do contribuinte
- Nenhuma validação fiscal ou tributária é realizada antes da mercadoria estar no estoque, linha de produção ou gôndola para venda
- Não realiza manifestações do destinatário eletrônicas

Com essas características, é possível que a empresa enfrente:

- Notas frias emitidas contra o CNPJ
- Processo judicial por parte de clientes pelo não armazenamento de notas
- Autuação fiscal
- Fraudes em operações triangulares e afins
- Retrabalho por possíveis problemas com notas fiscais que não foram validadas anteriormente

Automação no recebimento fiscal e guarda legal

Diferente da situação acima, existem empresas que fazem o recebimento automático do XML da NFe e armazenam pelo período legal o documento fiscal eletrônico. Porém, não é feita a validação fiscal ou tributária antes das mercadorias saírem do estoque. Também não há a realização de apenas algumas manifestações do destinatário eletrônicas, negando o desconhecimento da operação.

Além de poder resultar em todos os problemas já descritos anteriormente, ainda é preciso se atentar para o armazenamento fiscal em um local seguro, para garantir a sua guarda legal.

Departamento fiscal apagador de incêndios

Há o estágio também em que a empresa recebe esse XML e faz a comparação com o pedido de compras sem o cruzamento de informações tributárias. Aqui:

- O estoque e departamento financeiro estão satisfeitos com o processo
- Setor Fiscal/Tributário segue correndo atrás dos gargalos deixados durante esse processo todo mês

Esse cenário expõe todo o processo fiscal a riscos, já que o cruzamento de dados não é feito. O que não proporciona identificar possíveis problemas com antecedências. Outro ponto preocupante é deixar o departamento fiscal correr atrás das inconsistências com muita frequência.

Cruzamento de informações tributárias

A 4° opção de estágio é o da empresa que recebe o XML automaticamente e faz a comparação com os pedidos, incluindo informações tributárias nesse cruzamento.

Em cenários como esse, a área do estoque, departamento financeiro e fiscal estão satisfeitos com o processo. Uma vez que os gargalos diminuem e o controle fiscal pode acontecer separadamente em cada setor. Porém, ainda não se encaixam um uma gestão fiscal de alta performance.

Monitoramento fiscal em tempo real

Empresas com o 5° cenário cumprem positivamente os pontos em que os outros estágios deixam a desejar. Além disso:

- Há o monitoramento constante da legislação e atualização tributária da base de dados tributária
- Existe quase ou nenhuma divergência nos pedidos de compra devido a antecedência no confronto de dados
- Em casos de possíveis divergência com a NFe do fornecedor, ele mesmo aplica as correções necessárias

Esses 5 tópicos foram listados para facilitar o encaixe das operações nas possibilidades. Mas é importante ressaltar que os gargalos e riscos são muito maiores que os exemplos citados aqui.

Sobre o quê as empresas precisam refletir

Pensando sobre tudo o que foi falado até aqui. As empresas precisam responder 5 perguntas essenciais para melhorar a rotina fiscal da sua empresa:

1. Qual o custo de manter cada um dos 5 estágios citados?
2. É válido investir menos e enfrentar mais riscos e problemas?
3. A operação é complexa o suficiente para investir em tecnologia e alcançar o último estágio? Qual o meio termo ideal para o negócio?
4. Quais os resultados reais a empresa receberia ao evoluir o nível atual?
5. Há retorno financeiro na automação do recebimento físico e fiscal ou somente redução de riscos?

Para se aprofundar melhor nessas questões, este webinar gratuito aborda sobre todos esses tópicos