4 problemas na gestão documental e como resolvê-los

Dentre os muitos processos e operações que fazem parte das rotinas das empresas, a gestão de informação é essencial para garantir o bom funcionamento e a adequação às regras de compliance da organização. No entanto, diversos fatores podem afetar a produtividade dos gestores e de seu negócio. Confira alguns dos principais problemas enfrentados pelas empresas na gestão documental e como resolvê-los:

1. Falta de segurança na gestão da informação

Ao armazenar arquivos confidenciais, garantir a segurança da informação é uma das principais dificuldades das empresas. No ambiente digital os ataques cibernéticos cresceram 38% em nível mundial apenas em 2015, segundo pesquisa da PwC. No que diz respeito aos documentos físicos, a organização exige atenção e cuidados. É preciso certificar-se que apenas pessoas autorizadas terão acesso aos arquivos que devem estar protegidos contra elementos naturais que possam danifica-los. Empresas especializadas nessa gestão podem oferecer um armazenamento que cumpra padrões elevados de proteção contra todos os tipos de possíveis incidentes, garantindo que o arquivamento seja feito da maneira correta e pelo tempo necessário.

2. Não conformidade no armazenamento de documentos

Para cada documento existe um prazo de validade, sendo que alguns deles, como registros previdenciários, devem ser guardados por 10 anos. Junto com o prazo, outro problema é a quantia crescente de arquivos, uma vez que, a cada mês as companhias efetuam novos pagamentos de tributos e impostos, além de gerar contratos trabalhistas e empresariais. Para organizações do setor financeiro e seguradoras os prazos são ainda maiores. Conforme informado pelo TJ-MG (Tribunal de Justiça de Minas Gerais), o banco tem o dever de guardar os documentos referentes aos seus clientes, no mínimo, pelo mesmo tempo em que estaria prescrita a pretensão dele obter sua exibição, ou seja, 20 anos. Uma saída é utilizar tecnologias para facilitar a visualização, categorização e ajuste de informações, sempre em conformidade com a legislação vigente.

3. Descarte incorreto

Após finalizado o período de armazenamento, as empresas devem preocupar-se com o descarte adequado, destruindo-os de maneira irrecuperável para que dados sigilosos não possam ser acessados por terceiros. Se a organização não terceiriza sua gestão de documentos, toda a responsabilidade em relação ao descarte dos arquivos é do gestor. É preciso atentar-se para que as informações tenham destino correto e que sejam descartadas de acordo com o final de seu ciclo de uso, garantindo total segurança e controle dos dados internos da instituição e de seus clientes.

4. Mau uso dos espaços da empresa

Armazenar seus arquivos na própria companhia significa, essencialmente, alocar algum espaço em sua organização para guardar os documentos. Além disso, quando precisar de alguma informação específica, precisará dispor de tempo para encontrá-lo. Uma das soluções possíveis é a digitalização dos arquivos, que gera economia de espaço que pode ser utilizado para, por exemplo, alocar um novo colaborador, otimizando o ambiente de trabalho e o tempo dos funcionários.

*Inon Neves é vice-presidente da Access, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações, presente na Austrália, Estados Unidos, Brasil, Canadá, Costa Rica, Panamá e Trinidade e Tobago.