Fraudes corporativas: como o canal de denúncias pode auxiliar na sua detecção e prevenção

A fraude é uma das irregularidades mais presentes no mundo corporativo — em média de 5% a 8% do faturamento das organizações é anualmente subtraído por consequência desse crime.

O problema afeta todo tipo de organização e nenhuma empresa está imune a essa ocorrência.

A prática da fraude se caracteriza pela manipulação e falsificação de dados e valores, visando o benefício ou vantagem pessoal, em prejuízo da organização.

Assim, são exemplos de fraudes internas:

- notas fiscais irregulares;
- pagamentos indevidos ou duplicados;
- alterações e subtrações no estoque de mercadorias;
- falsificação ou omissão nos registros contábeis;
- concessões, benefícios e descontos também irregulares;
- antecipação de receitas ou postergação de despesas;
- entre outros.

Ou seja, variam de irregularidades muitas vezes imperceptíveis até grandes casos de corrupção, somando significativos valores perdidos.

Nem é preciso dizer que, além das perdas financeiras, uma empresa tem sua reputação profundamente afetada caso venha a passar por um escândalo envolvendo fraudes.

Assustador, não é? Mas, calma! Existem formas comprovadamente eficazes de prevenir e combater a fraude, e é disso que vamos tratar a seguir.

Como se identificam e se combatem irregularidades nas organizações

Para atacar o problema da fraude numa organização, é preciso entender o quanto a identificação, a velocidade da identificação, bem como a maneira pela qual se identifica uma fraude são importantes.

Primeira questão: como uma fraude é inicialmente detectada? O Relatório das Nações da ACFE de 2022 traz que 42% das fraudes foram detectadas por “dicas”, ou seja, alguém informou a sua ocorrência. Em segundo lugar, com 16% dos casos, foi uma audição interna que levou à identificação. Revisões de gerenciamento, exames documentais e a detecção acidental ficaram em 3.º, 4.º e 5.º lugares, respectivamente.

Segunda questão: quem detecta e chega a relatar a ocorrência de uma fraude? Em primeiro lugar, os colaboradores (55%), seguido dos clientes (18%), anônimos (16%), fornecedores (10%) e outros.

A Associação de Examinadores Certificados de Fraudes (ACFE) garante: as fraudes que são detectadas mais rapidamente e que acabam tendo menos perdas são aquelas cuja identificação se deu de forma ativa.

Em formas passivas de detecção (notificação pela polícia, por acidente ou por confissão do fraudador, por exemplo) as fraudes tendem a durar muito mais tempo e a custar mais caro para a organização.

Portanto, não somente você pode fazer algo a respeito, como é muito importante que você o faça — uma abordagem ativa em relação a irregularidades na organização é a que produz melhores resultados.

E agora vamos à questão mais importante: como, exatamente, posso prevenir, detectar e combater fraudes na minha empresa?

As estatísticas revelam: implementar um Canal de Denúncias é a melhor saída!

O Canal de Denúncias é uma plataforma para relato e processamento de irregularidades numa organização.

Não é uma ouvidoria, muito menos um departamento interno — o Canal serve para receber manifestação das pessoas relativa a problemas, irregularidades, desvios de conduta e riscos no ambiente de trabalho, que afetam a organização em vários níveis.

Para um Canal de Denúncias funcionar bem e trazer o resultado esperado, ele deve ser terceirizado e profissional, pois somente desse modo haverá a devida confiança por parte dos funcionários, a fim de fazerem bom uso dessa ferramenta.

Canal assim conta com um time especializado — psicólogos ouvidores, advogados e profissionais do compliance — para receber e avaliar relatos com garantia da confidencialidade e permissão do anonimato, visando a proteção do denunciante.

Agora, vamos entender por que a ferramenta é essencial para a identificação e prevenção do problema das fraudes internas nas empresas.

Canal de Denúncias para auxiliar na detecção e prevenção de fraudes corporativas

Os números são claros: em 2022, quase metade dos casos de fraude em todo o mundo foram detectados por meio de denúncias.

Por que é assim?

Fraudes ocorrem às escondidas, porém, sempre tem alguém que percebe ou suspeita de alguma irregularidade. Normalmente, essas pessoas não têm o poder de evitar a fraude e, aquele que possui tal autoridade, não tem ciência da ocorrência.

Por isso, é necessário fazer com que essa informação flua a partir de quem conhece o caso até aquele que deverá tomar alguma ação.

Mas, as pessoas têm medo de retaliação, de serem taxadas de “dedo duro”, de sofrerem discriminação dos colegas, dentre outros receios totalmente legítimos.

Daí, a única forma de fazer isso acontecer é por meio de uma ferramenta que dê segurança ao manifestante (com sigilo assegurado, com permissão ao anonimato, etc.). Ou seja, é o Canal de Denúncias!

Dessa maneira, quando a empresa possui esse instrumento, os próprios funcionários, desejosos em contribuir com a organização e manter o ambiente saudável, farão seus relatos, transformando o Canal de Denúncias na forma mais usual para detecção da fraude.

Aliás, o Canal de Denúncias também previne a fraude. Sabendo que essa ferramenta está à disposição de todos, o fraudador vai pensar duas vezes antes de cometer o delito!

Entendendo esse mecanismo, as instituições percebem que os benefícios do Canal de Denúncias podem ser ainda potencializados, pois ele é um meio de prevenção e detecção não apenas das fraudes, mas também dos casos de assédio, bullying, discriminação, uso indevido de ativos da empresa, furtos, conflitos de interesses, etc.

E nesse contexto, expandem suas estratégias, construindo assim sistemas de Compliance, que reforçarão a cultura da ética e da integridade na empresa, conferindo ganhos bem maiores: o ambiente de trabalho será melhorado e, com ele, haverá ganhos de produtividade, redução de custos, aumento da lucratividade, fortalecimento da imagem e reputação e efeitos positivos na vantagem competitiva.

Tudo está interligado. Como coloca Wagner Giovanini, “Depois que você monta um sistema de compliance numa empresa, o Canal de Denúncias é o coração desse sistema”.

Se todos os colaboradores sabem da existência de um Canal para o relato de irregularidades, os que planejam ou encontram a oportunidade de incorrer em más condutas ficarão inibidos, sabendo que suas ações provavelmente resultarão em fracasso e consequências.

Caso uma irregularidade venha a ocorrer, a organização também contará com a boa-fé dos colaboradores que prontamente relatarão o problema, identificando-o com mais velocidade, responsabilizando o(s) autor(es) e impedindo que maiores perdas ocorram.

Sobre a Contato Seguro

A Contato Seguro, sediada em Porto Alegre e criada em 2008, é referência na solução terceirizada para relatos de irregularidades, o Canal de Denúncias.

Na plataforma, alta tecnologia, gestão e suporte unem-se para a efetiva implementação e comunicação da ferramenta dentro da sua empresa.

Hoje mais de 1.500 empresas em 37 países e 12 idiomas contam com a ferramenta para potencializar seus resultados e proteger seus colaboradores.

Sobre o Sócio-diretor da Contato Seguro, Wagner Giovanini.

Wagner Giovanini é engenheiro eletricista formado pela Escola Politécnica da USP, com pós-graduação em Gestão Ambiental. Atuou por 29 anos na Siemens e há noves anos se dedica ao Compliance Total como sócio- diretor. Especialista em Compliance é autor de livros como: “Compliance – a excelência na prática”, e Compliance, Gestão de Riscos e Combate à Corrupção. Desenvolveu a Compliance Station, plataforma inovadora para a implementação e execução de sistemas de integridade em pequenas e médias empresas.