Você ainda gerencia viagens apenas analisando dados passados?

Apesar da evolução e aumento de escopo da gestão de viagens, muitas empresas ainda fazem o gerenciamento por meio do método tradicional: relatórios de gastos de viagens realizadas, ou seja, dados passados.

Antes de chegar ao ponto principal desse artigo, vamos falar das dificuldades atuais que os gestores de viagens enfrentam para fazerem uma gestão analítica de viagens:

- Múltiplas fontes de dados.
- É verdade que a maioria dos gestores recorre aos relatórios da TMC (Agência de Viagens Corporativa), porém não exclusivamente. Ainda buscam dados em relatórios de cartão de crédito (quando tem), OBT (Online Booking Tools), ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) e também dos seus principais parceiros de negócios (fornecedores). Utopia acreditar que, quando comparados, os dados serão iguais. Próximos?Talvez. Relatório da TMC e OBT utiliza dados de venda e data de emissão. Cartão de crédito trabalha com valores debitados e datas de cortes diferentes. ERPs, de quando o processo foi lançado no sistema. Fornecedores trabalham com relatórios de tickets voados ou check-out. E no check-out podem ter extras. Então, cuidado!
- Leakage, que em inglês quer dizer vazamento, ou seja, compras feitas fora dos canais oficiais de compra da empresa
- De acordo com o relatório da Phocuswright 2017, "Inside the Mind of the Modern Road Warrior", os viajantes que trabalham em empresas com programas de viagens gerenciadas responderam que seguem a política apenas 45% das vezes ao reservar hotéis, 47% ao reservar passagens aéreas e 49% para o meio de reserva oficial da empresa. Além da falta de informações gerenciais, fica difícil encontrar o viajante em caso de uma emergência (Duty of Care).
- Baixa utilização de ferramentas de Expense Management, para ter a gestão dos custos totais das viagens. De acordo com a Pesquisa Anual de Viagens Corporativas da ALAGEV realizada em 2019, apenas 48% das empresas tem essa ferramenta implementada.

E ainda não falamos da gestão de mobilidade, gestão de riscos e da experiência do viajante. Sim, a parte analítica dessas vertentes. Os modais de transportes utilizados são os mais efetivos, práticos e econômicos? Alguém monitora as viagens a áreas de riscos ou mensura os incidentes em viagens? Faz um comparativo do número de viagens da população viajante com o número de sinistros do plano de saúde? Ouvem os viajantes? Os fornecedores selecionados oferecem os serviços compatíveis com as necessidades dos viajantes? Com essas perguntas acrescento ainda mais fontes de pesquisa de dados que escrevi no primeiro ponto acima.

Dito isso, fazer uma gestão de viagens é um trabalho estratégico e requer uma combinação de habilidades aliadas à tecnologia, que fornecerá os dados que serão transformados em informações para tomadas de decisões.

Porém, como falei no início, as decisões do gestor são baseadas em fatos passados, e poucas ações efetivas podem ser tomadas com resultados imediatos.

Por isso, provoco aqui o olhar da gestão de viagens para o futuro, para frente, e não somente para trás. O passado é importante para conhecermos padrões de comportamento, de preços e de compra.

A Inteligência Artificial (IA) já está sendo aplicada em gestão de viagens corporativas. As informações passadas servem para criar uma base de dados histórica, algoritmos para a IA entender os padrões e, a cada alimentação do sistema, conhecer cada vez mais esses comportamentos (Machine Learning). E, a partir daí, poder fazer análises preditivas, o futuro da gestão 360 de viagens corporativas.

A gestão do futuro poderá nos indicar os detratores da política de viagens antes da emissão, e a possibilidade de fazê-lo cumprir a política. Poderá informar ao RH que é a vigésima quinta viagem daquele funcionário no semestre, e que ele tem mais vinte e cinco no próximo, e, no mínimo pedir um check-up desse funcionário antecipando eventuais problemas de saúde (e aqui pensamos primeiramente no bem estar no colaborador, mas não sejamos ingênuos que é interessante para a empresa ter menos sinistros junto a operadora de planos de saúde e ter um saving nessa negociação também).

Sabe aquele colaborador que comprou só o aéreo através do OBT ou TMC e tentou reservar o hotel através de outro meio? Conseguiremos questioná-lo antes da viagem e ter a rastreabilidade dessa reserva. Muitos viajantes indo para o mesmo aeroporto, para pegar o mesmo voo ou muito próximos um do outro? Dá para oferecer alternativas de carros compartilhados e economizar para a empresa. Viajante vai para dois destinos na mesma semana, em dias separados. Dá para perguntar e sugerir uma única viagem, multidestinos se for mais viável. O budget do departamento está quase estourando. Dá para fazer uma previsão de gastos futuros e readequar as viagens, ou o próprio budget. Mas não será uma surpresa depois que a conta chegar! E se o sistema meteorológico identificar uma nevasca ou furacão em uma determinada cidade e o sistema já apontar os passageiros com reservas para esse destino, e os viajantes serem avisados? O mesmo para voos cancelados ou atrasados.

São inúmeras possibilidades! Tendo uma visão antecipada das viagens futuras será possível ter maior compliance da política de viagens, obter savings e, principalmente trabalhar uma melhor experiência de viagens, sem esquecer da segurança e bem estar dos viajantes.

Devo dizer, também, que já existem empresas fazendo isso sem necessariamente fazer o uso de IA. Empresas que tem os processos de viagens centralizados em uma área de viagens, ou seja, a área de viagens faz e controla as reservas dos funcionários, muito disso já é feito. Manualmente, mas é feito.

Então, não importa se é a área de viagens centralizada ou se é a IA. Se é Watson ou o José. A gestão tem que ser repensada e com um novo olhar: o futuro.

* Eduardo Murad é diretor-executivo da ALAGEV