6 dicas práticas para otimizar a gestão do tempo, aumentar a produtividade e o bem-estar

Com 65% das pessoas afirmando não ter nenhum momento de descanso durante a semana, o equilíbrio entre trabalho, lazer e outras atividades tornou-se um desafio crescente, segundo dados do Instituto Locomotiva.

Em um cenário onde as demandas só aumentam e o tempo livre fica cada vez mais raro, aprimorar a gestão do tempo é essencial para melhorar tanto a produtividade quanto o bem-estar pessoal.

A falta de pausas afeta diretamente a capacidade de recuperação do corpo e da mente, elevando os níveis de estresse e esgotamento. Diante disso, adotar práticas para uma gestão de tempo mais eficiente é fundamental, não só para cumprir metas, mas também para manter a saúde mental e física em dia.

Pilares do autocuidado para impulsionar a produtividade

Para a especialista em organização pessoal Pati Penna, alcançar uma vida mais produtiva exige foco em quatro pilares do autocuidado: sono, alimentação, pausas e atividade física. Estes elementos básicos formam a base para uma rotina equilibrada e eficiente.

Ela sugere que, para aumentar a eficiência no trabalho, é necessário priorizar tarefas produtivas e reduzir distrações. Pati identifica três tipos principais de distrações que podem afetar o foco:

- Distrações físicas: um ambiente desorganizado, com papéis e objetos espalhados, prejudica a concentração. Manter a área de trabalho arrumada, tanto no início quanto ao final do expediente, ajuda a criar um ambiente mais favorável à produtividade.

- Distrações digitais: notificações de celular e abas abertas podem dispersar a atenção. “Limite o uso de redes sociais e mantenha apenas as abas essenciais. Estabeleça horários específicos para verificar mensagens e informe colegas ou familiares sobre horários de urgência,” recomenda.

- Distrações sociais: no trabalho remoto, interrupções frequentes de familiares, crianças ou pets podem atrapalhar o foco. Em ambientes presenciais, o uso de fones de ouvido costuma indicar que você não quer ser interrompido, mas no home office isso nem sempre funciona. Para minimizar interrupções, é útil fazer acordos com a família, como colocar um aviso na porta do escritório.

Compreender as principais distrações já é um primeiro passo para otimizar o uso do tempo. Confira a seguir algumas práticas eficazes:

Dicas para uma rotina mais produtiva

1) Planeje o seu dia

Criar uma lista de tarefas no início do dia ajuda a organizar o que precisa ser feito. Um estudo do Journal of Applied Psychology revelou que pessoas que usam listas de tarefas são 20% mais produtivas, devido à maior clareza sobre as atividades e objetivos do dia. Isso contribui para evitar a procrastinação e garantir que o foco esteja nas atividades certas.

2) Utilize a técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro consiste em trabalhar em blocos de 25 minutos, seguidos por uma pausa de 5 minutos. Após quatro ciclos, recomenda-se uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. Segundo a Harvard Business Review, essa abordagem pode aumentar a produtividade, ao alternar períodos de foco intenso com pausas curtas, o que ajuda a manter a concentração e evitar o esgotamento mental.

3) Faça pausas ativas

Pausas curtas durante o dia podem parecer perda de tempo, mas, na verdade, melhoram o desempenho. Conforme a Time Hack Hero, pequenas pausas aumentam a capacidade de concentração em até 15%, especialmente em tarefas cognitivamente exigentes. Esses intervalos ajudam a aliviar o estresse e manter o foco.

4) Use a tecnologia de forma consciente

O uso excessivo de tecnologia e redes sociais pode consumir muito tempo. Segundo a GlobalWebIndex, o brasileiro passa, em média, 3 horas e 45 minutos por dia nas redes sociais. Para evitar que isso prejudique a produtividade, estabeleça horários específicos para checar mensagens e se concentre nas atividades prioritárias.

5) Delegue e trabalhe em equipe

Delegar tarefas é uma maneira inteligente de otimizar a gestão do tempo. Conforme a pesquisa The State of the Workplace da Gallup, empresas onde os líderes delegam com eficácia têm 33% mais chance de serem mais lucrativas. Além de liberar tempo para atividades estratégicas, a delegação aumenta o engajamento da equipe.

6) Revise e ajuste suas práticas semanalmente

Reserve um tempo semanal para revisar tarefas concluídas e planejar a semana seguinte. A American Psychological Association aponta que revisar periodicamente as práticas de gestão do tempo pode reduzir o estresse em até 25%, aumentando a sensação de controle e realização.

De pouco a pouco as mudanças vão acontecendo

Essas práticas simples podem trazer benefícios significativos para a gestão do tempo, promovendo maior produtividade e bem-estar. “Além de melhorar o desempenho no trabalho, contribuem para uma vida pessoal mais equilibrada, reduzindo o estresse e aumentando a sensação de realização. Pequenos ajustes na rotina são o primeiro passo para uma transformação que vai além da administração do tempo: trata-se de viver de forma mais eficiente e consciente”, finaliza Pati.

Pati Penna

Pati Penna é engenheira, pós-graduanda em Psicologia Positiva e Neurociências, além de especialista em organização pessoal. Com mais de 20 mil alunas em 21 países, Pati dedica-se a ensinar mulheres a conquistarem uma vida completamente organizada e equilibrada. Mãe de dois filhos, empresária e autora de diversos treinamentos, Pati Penna iniciou sua transformação em 2015, após enfrentar desafios como a falência de quatro negócios, um divórcio e dificuldades financeiras e pessoais. Ao reorganizar sua vida a partir do zero — desde a casa e finanças até às emoções —, ela desenvolveu métodos que agora compartilha com mulheres ao redor do mundo, ajudando-as a viver com mais leveza e propósito.