Uma mensagem passada de maneira clara e concisa reforça características positivas de quem a transmite. Demonstra, por exemplo, que esse comunicador conhece bem o contexto em que executa a sua fala, bem como o objetivo a que se propõe o conteúdo informado. Para alcançar a clareza e a concisão que cada situação requer, precisamos examinar dois conceitos fundamentais: assertividade e objetividade.

Uma e outra serão demandadas de acordo com as especificidades da ocasião. A comunicação assertiva é aquela que entrega, logo no começo, o principal – a parte mais importante e imprescindível da informação. Trata-se da essência da mensagem, que nesse primeiro momento já deve ficar evidente para quem recebe o comunicado.

A partir desse essencial, informações complementares que sejam menos fundamentais para o entendimento do tema em questão serão fornecidas de acordo com a demanda das pessoas receptoras, que vão sinalizar o aprofundamento que desejam dar ao assunto segundo suas percepções iniciais particulares.

Como indiquei já no começo do artigo, a eficácia na condução desse processo de comunicação depende muito do preparo e do planejamento do comunicante. Cabe a ele ter o conhecimento preciso do propósito da mensagem a ser transmitida. E, norteado por essa intenção, “vestir” a comunicação com a entonação apropriada da voz.

O tom pode ser de acolhimento. Ou pender para o comando, a orientação. Pode ser de questionamento, convidando os ouvintes para um debate de ideias ou abrindo espaço para que façam perguntas.

Erros na modulação da voz podem prejudicar e distorcer a maneira pela qual o conteúdo é absorvido. Podem tornar o discurso agressivo ou fazer com que soe inadequado. A tonalidade precisa combinar com a mensagem; ambas precisam ser harmonizadas e coerentes entre si.

O papel do emissor tem de ser considerado nessa calibração. Os tipos de pergunta que receberá provavelmente estarão relacionados ao seu nível de decisão e influência sobre o tema. Se ele é um gestor que comunica uma reestruturação na empresa, o quanto essas medidas foram arquitetadas com a sua conivência? Ele será cobrado por isso durante sua explanação. Nesse sentido, vale ressaltar, novamente, a importância da clareza na comunicação, até nos questionamentos para os quais o emissor não tenha respostas. Nesse caso, o melhor é ser direto ao dizer que irá atrás das informações que ainda não possui.

O recurso da objetividade, por sua vez, está intimamente ligado à urgência na transmissão da mensagem. Em geral, trata-se de uma informação que precisa ser passada com muita rapidez para a realização imediata de uma ação. Imaginem uma situação emergencial em que um determinado recinto precise ser esvaziado rapidamente. O orientador que comunicará essa instrução tem de ir direto ao ponto ao pedir aos presentes que se retirem, inclusive dando ao tom de voz o imperativo da celeridade no processo, mas preocupando-se em não causar pânico em sua maneira de comunicar. Ele deve ser claro e objetivo na transmissão, mas não pode soar como se estivesse anunciando o apocalipse. E deve ter em mente que seu tempo é escasso.

Existe um aspecto na abordagem de assertividade e objetividade na comunicação que é mais acentuado entre os brasileiros. Somos um povo muito atento ao acolhimento, à afabilidade. Sob esse viés, muitas vezes as pessoas evitam uma fala mais direta, sem rodeios, com medo de prejudicar o relacionamento com a outra parte. No entanto, é possível ser firme, convicto e cirúrgico na fala sem ser rude ou ríspido. A impressão a ser passada depende muito da entonação. Uma voz mais suave se torna acolhedora. A postura de abrir-se para perguntas e dúvidas também favorece o conforto de quem recebe uma informação que, em essência, seja dura ou impactante. Além disso, quem dá voltas para chegar ao ponto principal pode passar a impressão de uma tentativa de enrolar o outro e disfarçar o que precisa ser dito de fato.

Assertividade e objetividade requerem treinamento. É necessário preparar-se para adequá-las aos contextos em que se dará a comunicação. Quanto mais se pratica, mais se desenvolve a competência de transmitir uma mensagem com eficácia. É um aprendizado fundamental para otimizar o tempo despendido nas interações entre as pessoas, tornando esses encontros produtivos e emocionalmente confortáveis para todas as partes envolvidas.

Sobre Juliana Algodoal

Considerada uma das maiores especialistas em Comunicação Corporativa do país, Juliana Algodoal é PhD em Análise do Discurso em Situação de Trabalho – Linguística Aplicada e Estudos da Linguagem e fundadora da empresa Linguagem Direta*. Acumula mais de 30 anos de experiência no desenvolvimento de projetos que buscam aprimorar a interlocução no ambiente empresarial - tendo como clientes grandes companhias, como BASF, 3M, Novartis, Pfizer, Aché, Itaú, Citibank, Unimed Nacional, Samsung, dentre outras. Também é presidente do conselho administrativo Sociedade Brasileira de Fonoaudiologia.