O papel da assinatura eletrônica no aumento da eficiência e segurança das empresas

Não há dúvidas de que os investimentos em tecnologia têm ganhado força nos últimos anos. Clientes (pessoas físicas e empresas) cada vez mais conscientes sobre a importância da segurança dos dados, da sustentabilidade e da necessidade de aumentar a eficiência reduzindo custos, fizeram com que a digitalização se transformasse em um fator básico para a sobrevivência dos negócios e ganhos de competitividade. Prova disso é que os aportes no setor aumentaram 6% anualmente, nos últimos 34 anos, segundo um levantamento feito pela Fundação Getulio Vargas (FGV) em abril.

Com isso, uma modalidade tem ganhado força no processo de digitalização das empresas: as assinaturas eletrônicas. Tendo em vista que, conforme aponta a Global Industry Analysts, o mercado de assinaturas eletrônicas deva atingir US＄ 20,4 bilhões até 2027, elas se enquadram em uma nova necessidade de negócios, envolvendo praticidade e segurança. Isso significa que as companhias – e pessoas no geral – querem validar documentos em qualquer hora e lugar, eliminando a necessidade de deslocamentos e, principalmente, garantindo a segurança.

É preciso explicar que existem três tipos de assinaturas eletrônicas homologadas no Brasil. Cada uma delas se encaixa em determinadas demandas, de acordo com a criticidade da transação. São elas: a simples (que pode ser a rubrica numa tela, um login ou o simples ato de clicar em um botão “Assinar”), a avançada (gerada a partir de um certificado digital emitido pela própria companhia, permitindo que a identidade do colaborador/signatário seja validada) e a qualificada (feita a partir do uso de um certificado digital no padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, ICP-Brasil).

Mas por quais motivos as assinaturas eletrônicas estão cada vez mais presentes em nosso dia a dia? Sem dúvida, a segurança que ela adiciona ao processo, somada a experiência simples e fluída são agentes que estimulam sua adoção. Assinar eletronicamente um documento, seja ele um contrato, seja uma procuração, como exemplos, se torna muito mais fácil, rápido, sustentável e econômico. E, por falar economia, ao utilizar a assinatura eletrônica reduz-se os custos com papel, deslocamento e armazenamento. Do início ao fim o fluxo é online.

Sendo a fraude uma das principais preocupações da atualidade, é fundamental que as assinaturas eletrônicas garantam segurança. Nesse quesito, todas as três modalidades são excelentes e asseguram a validade jurídica e autenticidade da transação, mas de maneiras diferentes. No caso da assinatura qualificada contamos com uma validação bastante robusta por ser atrelada ao uso do certificado digital ICP-Brasil. Por isso, ela é utilizada e, por vezes, é obrigatória em situações de alta criticidade, como contratos de longos prazo, peticionamento eletrônico, prontuários médicos, laudos, entre outros.

Já no caso das assinaturas simples e avançadas são as evidências colhidas no momento da formalização da transação, como a geolocalização, endereço IP do dispositivo, apresentação de documentos oficiais e, até mesmo, a assinatura manuscrita, que compõem um dossiê para a comprovação da autenticidade e validade jurídica.

Outro ponto forte é a simplicidade para utilizar as assinaturas eletrônicas. Diferentemente do que muitos imaginam, assinar um documento digital é fácil, rápido e seguro. Basicamente são três passos: subir o documento no portal de assinaturas, escolher o tipo de assinatura e assinar.

Utilizando assinatura eletrônica as companhias ganham tempo e agilidade, permitindo que suas equipes se dediquem a ações mais estratégicas do que operacionais. Por todo esse cenário, sua adoção se tornou fundamental não só para o processo de digitalização, mas para o ganho de eficiência e confiabilidade. E não é somente isso. Oferecer um processo simples, rápido e seguro melhora o relacionamento entre todos os envolvidos no fluxo de uma formalização documental, como clientes, fornecedores e colaboradores.