5 dicas para otimizar a gestão de custos e despesas na sua empresa

Aproveitar a tecnologia, fazer análises frequentes dos gastos e promover uma cultura financeira são algumas das formas de gerenciar os gastos; especialista detalha

A gestão eficiente de custos e despesas é uma preocupação constante para as empresas, especialmente em um cenário econômico desafiador. Para ajudar nesse processo, é essencial adotar estratégias inteligentes e contar com o apoio da tecnologia. É imperativo que faça parte do processo de gestão revisar constantemente os gastos, controlando os excessos.

A gestão dos custos é tão importante, que quando não é feita com esmero pode ameaçar as finanças da empresa. Segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), em 2020, 39,6% das empresas brasileiras fecharam suas portas antes de completar cinco anos de atividade, sendo a gestão financeira inadequada um dos principais motivos para essa realidade preocupante.

Nesse processo, a utilização da tecnologia se torna fundamental. A empresa deve buscar soluções que ofereçam relatórios assertivos e permitam um controle mais preciso dos custos e despesas. É importante contar com um profissional especializado para auxiliar na escolha e implementação das soluções tecnológicas.

Além disso, a análise detalhada dos gastos e a identificação de áreas de desperdício são etapas cruciais para otimizar a gestão de custos. Quando identificamos os maiores custos da empresa, é possível investigar e entender a origem dos gastos supérfluos, desenvolvendo estratégias para reduzi-los. Essa análise minuciosa permite identificar oportunidades de economia e direcionar os recursos financeiros de forma mais eficiente.

Com base nesses princípios, compartilho cinco dicas valiosas para otimizar a gestão de custos e despesas. Confira:

1. Utilize a tecnologia a seu favor - Primeiramente, precisamos usar a tecnologia a nosso favor, as empresas precisam buscar soluções tecnológicas que ofereçam alguns relatórios mais assertivos, existem muitas opções no mercado, que devem ser usadas com auxílio de algum profissional que entenda do assunto, o usuário também deve entender o que está acontecendo e não deixar apenas na mão da aplicação.

2. Faça uma análise minuciosa dos gastos - Identificar áreas de desperdício e supérfluos é essencial para otimizar a gestão de custos. Com base nessa análise, é possível implementar medidas de redução de gastos. É nesse ponto que a análise deve ser detalhada, focando nas áreas e equipes que estão tendo despesas desnecessárias.

3. Implemente um sistema de gestão financeira eficiente - É importante contar com um sistema adequado de gestão financeira que auxilia na identificação de oportunidades de economia, no controle dos gastos e na tomada de decisões estratégicas. O olho humano está atrelado ao erro humano em tarefas extremamente mecânicas, quando não temos uma ferramenta, detalhes podem ser ofuscados e confundidos na hora de diminuir os gastos, as informações devem ser corretas para minimizar erros.

4. Promova uma cultura de conscientização financeira - Engajar os colaboradores na busca por redução de custos é fundamental. Promova treinamentos, incentive a conscientização financeira e estimule a participação ativa de todos. Dependemos de pessoas e cada pessoa tem sua casa, sua cultura e ela sempre vai priorizar esses aspectos e depois o trabalho, mas o trabalho deve trazer uma sensação de lar e que o colaborador deve cuidar dele.

5. Equilibre economia e qualidade - Buscar a redução de custos não deve comprometer a qualidade e a eficiência dos processos. É importante encontrar um equilíbrio entre economia e desempenho para garantir a competitividade da empresa. O que deve ser identificado são os gastos supérfluos, que aí vão ser investigados para entender sua origem e pensar nas estratégias para reduzir esses custos e não fazer gastos ao esmo.

*Nátaly Zamaro, CEO da Spot Finanças, com mais de 15 anos de experiência na área financeira.