Saiba como funciona a retenção de impostos na nota fiscal de produtos e serviços

Uma das principais obrigações de uma empresa é estar em dia com o governo no que se refere ao recolhimento de impostos. Como o sistema tributário brasileiro é complexo, nem sempre é uma tarefa fácil. Mas é necessário entender pelo menos o básico para não ser enganado -- e saber quais serviços precisarão do conhecimento de um profissional como um contador, por exemplo.

A retenção de impostos pode ocorrer de duas formas: na nota fiscal ou por meio de pagamentos únicos. Esse é o valor que deve ser pago sobre o valor do produto ou serviço comercializado pela empresa. Isso quer dizer que a nota fiscal é emitida não com o valor integral do que foi vendido e sim com os descontos com os quais o comerciante está sujeito enquanto pessoa jurídica.

Todos os empreendedores formalizados precisam pagar impostos e fazer a declaração à Receita Federal. Mas cada modalidade possui uma especificidade -- alguns pagam depois, enquanto outros têm o imposto retido na nota fiscal. O primeiro grupo são os microempreendedores individuais (MEIs), microempreendedores e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional. Esses não possuem o imposto retido na nota, mas devem pagar uma contribuição no final do mês por meio de uma guia.

No caso dos microempreendedores individuais, por exemplo, é necessário pagar uma contribuição mensal chamada de Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). A grande vantagem é que os valores para MEIs são baixos e fixos. Dessa forma, o microempreendedor individual sempre sabe qual será a quantia paga.

Já as empresas optantes pelo regime de Lucro Real ou Lucro Presumido têm o imposto retido na nota fiscal, ou seja, o valor recebido do cliente não será integral e terá descontos. Os tributos que podem ser retidos, em âmbito federal, são PIS (Programa de Integração Social), COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), Imposto de Renda e INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social). Já para os municípios é aplicado o ISS (Imposto sobre Serviços).

É por este motivo que o seu contador, ou você mesmo, precisa calcular cada taxa sobre o valor da venda ao cliente para a retenção do imposto e posterior desconto na nota. Um fator que gera muita confusão em quem não tem familiaridade com o sistema tributário é o fato de cada imposto ser recolhido em um momento. O Imposto de Renda, por exemplo, é descontado já no pagamento, mas o INSS é recolhido apenas na emissão da nota.

Para facilitar a gestão financeira de pequenas e grandes empresas, o mercado passou a oferecer uma série de sistemas e ferramentas para facilitar esses cálculos. Mas, em grande parte dos casos, é necessário saber das regras adotadas pelos municípios, estados e pela União. Portanto, o recomendado é procurar um contador ou um serviço que forneça o apoio necessário para estar em dia com a Receita.