Trabalhar na área de eventos é ser responsável muitas vezes pelo entretenimento e sonhos de milhares de pessoas. Desde a realização de um show de música a um encontro corporativo, o produtor precisa estar atento a uma série de detalhes que vão da idealização ao acontecimento do evento, e que diferenciam um trabalho de qualidade dos demais.

Ser capaz de visualizar todos os passos da montagem e aproveitamento de espaço é uma das principais tarefas para produzir um evento bem sucedido. Produtora de eventos e fundadora do Portal de Treinamentos, Dani Martins recomenda ter o mapa do evento sempre em mãos. “É muito importante o produtor ter consigo o mapa com todas as medidas do local em que será realizado, bem como onde são as entradas e todos os espaços disponíveis para que se planeje a montagem e distribua o que será oferecido. Ter acesso a esse mapa antes de fazer a visita técnica torna possível enxergar com clareza quais serviços precisam ser contratados e como serão prestados”, afirma.

Outro ponto fundamental no planejamento de um evento é o check list. Dani explica que a checagem deve ser feita não só no dia do evento, como também na visita técnica. “O check list quando realizado na visita técnica permite a resolução de todas as dúvidas do produtor, como se a sala tem projetor, onde será a área de credenciamento, como é a instalação elétrica, em que local funciona a carga e descarga, se possui geradores e taxas adicionais. Para o dia do evento, a lista aborda outras questões, como por exemplo, horários disponíveis, quais as equipes que trabalharão no dia, quais são as atrações, se terá liberação de imprensa e de que forma se dará a distribuição dos serviços”, ressalta.

Preparar a equipe para credenciar o público é essencial, pois aquele será o primeiro contato das pessoas com o evento. “Na maioria dos casos, o credenciamento é sempre um problema. Isso ocorre porque as equipes que trabalham no dia não participaram do processo de pré-produção e muitas vezes não detém todas as informações, por exemplo, de que forma serão separadas as filas e que tipo de convidado passa por cada uma. Os responsáveis pela distribuição das credenciais são essenciais, pois são eles que formarão a primeira impressão das pessoas, por isso é necessário oferecer treinamentos e distribuir bem as funções, sem sobrecarregar ninguém”, conta a produtora.

Ainda durante a entrega das credenciais, Dani dá uma dica para evitar situações desconfortáveis. “Algumas pessoas não gostam do nome que têm e preferem ser chamadas por um apelido. Já aconteceu comigo, de uma pessoa chegar e dizer ‘o meu nome não é esse’ ou ‘posso trocar meu nome’. Então, antes de fechar o credenciamento e fazer sua impressão, o ideal é mandar um e-mail ou perguntar na inscrição como o convidado quer que conste seu nome na credencial. Para o caso de grafias incorretas, a solução é ter uma impressora de etiquetas por perto, porque se todas as credenciais são impressas, corrigir manualmente pode pegar mal com o participante”.

Uma ferramenta muito útil para manter a comunicação no desenrolar do evento, são os rádios. “Os mais recomendados são aqueles que funcionam a longa distância. O equipamento só pode ser usado se for homologado pela Anatel (Agência Nacional de Telecomunicações). Além de verificar o certificado, o produtor precisa saber quantas linhas usará e quantas o aparelho oferece, separando uma para cada tipo de serviço”, finaliza.

Há 14 anos atuando na produção e assessoria de eventos, Dani Martins é idealizadora do Portal de Treinamentos, empresa de Campinas que oferece cursos e mentorias voltados a eventos, tanto online quanto presencialmente. Saiba mais pela página no Facebook www.facebook.com/portaldetreinamentos ou no telefone (19) 98251 4754.

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