Como engajar os colaboradores na utilização do software jurídico no escritório

O uso do software jurídico na gestão de escritório de advocacia se tornou imprescindível para atuação eficaz dos profissionais. Mas, é muito comum, após a implantação do sistema, que apareçam dificuldades para se adequar à uma nova forma de prestar o serviço jurídico, tanto para os gestores quanto para sua equipe. Afinal, essa decisão não impacta apenas na cultura do escritório, mas também na própria prática profissional.

O engajamento da equipe é fundamental para garantir o sucesso da modernização da gestão do escritório de advocacia. Por isso, qualquer mudança que irá impactar diretamente na forma como são conduzidos e prestados os serviços jurídicos do escritório precisam ser discutidos com os profissionais para que o escritório opte por um software jurídico que atenda às necessidades de toda a banca, contribuindo na usabilidade do sistema.

Engaje a equipe antes de escolher um software jurídico

Implementar um software jurídico que seja capaz de automatizar a gestão do escritório de advocacia, integrando diferentes áreas e setores, é uma tarefa complexa. O sistema contratado deverá servir para organização e automatização dos processos, dos atendimentos e dos procedimentos de rotina dos profissionais.

Mas para tornar a gestão automatizada, é importante manter organizadas as informações na ferramenta. Em pouco tempo, o escritório já conseguirá perceber a economia de tempo dos profissionais, principalmente nas atividades operacionais. Mas, para que isso seja uma realidade também no seu escritório de advocacia, será preciso exigir que os profissionais reaprendam a executar certos procedimentos e atividades utilizando o software jurídico.

Com um sistema capaz de automatizar as atividades mais burocráticas, os funcionários passam a ter mais tempo para realizar funções mais nobres, como a causa dos clientes. Com o tempo de todos mais organizado, os serviços jurídicos podem ser executados com muito mais qualidade. Isso se reverte em mais credibilidade para o escritório e, consequentemente, aumentam as chances de prospectar mais clientes.

No caso do escritório Camargo Penteado, de São Paulo (SP), a otimização do tempo a partir do SAJ ADV causou uma transformação na equipe. A banca eliminou uma sala de arquivos físicos e ficou apenas com dois gaveteiros. Antes, com as pastas físicas, a equipe perdia muito tempo organizando documentos e precisava reservar grande parte do orçamento do escritório para imprimir cerca de 8 mil páginas por mês. “Agora, os estagiários conseguem ajudar os advogados nas atividades mais específicas da área jurídica. É muito mais produtivo para todos”, avalia Érica Errico, uma das sócias do escritório.

Resultados obtidos por escritórios de advocacia que implementaram o software jurídico SAJ ADV

A Rambo Advocacia e Consultoria, de Florianópolis (SC), conseguiu quintuplicar a quantidade de processos com a ajuda do software jurídico SAJ ADV. O advogado Rodrigo Andrade Rambo relata que desde o início de sua carreira, ainda como estagiário, percebeu que os profissionais precisavam de um sistema mais eficaz para gerenciar o trabalho de rotina nos escritórios. Essa percepção fez com que ele buscasse por um software jurídico capaz de integrar todas as informações relevantes para desenvolver o trabalho de gestão do escritório.

Ao optar pela implementação do SAJ ADV, o uso de planilhas avulsas para o controle e para a execução do serviço não foi mais necessário. Isso ajudou a prevenir perda ou falha na troca de informações entre setores e profissionais do escritório. Com a automatização, em oito meses de uso do sistema, o escritório passou de 25 processos para 147.

Desperte o senso de urgência

Para que o escritório conquiste resultados satisfatórios com a implementação do software jurídico, é importante levar em consideração o que os profissionais avaliam ser essencial para realizar seu trabalho por meio da ferramenta. Assim, quando as funcionalidades atendem às expectativas de toda a banca, a implementação do sistema se torna mais simples. Envolver a equipe na fase de testes dos sistemas em que o escritório está interessado é o primeiro passo.

Há cerca de dois anos, o advogado Leonardo Ferrareze, de São José do Rio Preto (SP) testou o SAJ ADV e logo notou que o sistema se adequava perfeitamente às necessidades do escritório. Em apenas dois meses de uso do software jurídico, o escritório conseguiu alcançar resultados positivos.

“Tive acesso ao software ainda na fase de testes e logo notei que poderia medir meus resultados de forma muito produtiva, algo que não conseguia fazer até então. Por isso, passei a usar o sistema em abril deste ano. Notei que reduzi minha carga de trabalho e aumentei minha clientela”, diz Ferrareze.

Facilidade para implementação do software jurídico é o diferencial do SAJ ADV

Leonardo Ferrareze destaca que o engajamento da equipe foi primordial para conseguir explorar da melhor forma todas as funcionalidades disponíveis no software jurídico SAJ ADV.

“Começamos a usar regularmente o sistema e a usar todas as ferramentas disponíveis nele”, argumenta Ferrareze.

Atualmente, o escritório possui 900 processos cadastrados no sistema. Isso exige organização e dedicação da equipe em abastecer o SAJ ADV com o máximo de informações possível. Essa atitude garantiu o sucesso, principalmente no que se refere à fidelização dos clientes.

Alimentação do sistema deve ser constante e completa

Após essa etapa, os profissionais do escritório certamente já estarão familiarizados com a ferramenta. Com isso, torna-se mais simples alimentar o sistema com todas as informações necessárias, fazendo bom uso do software. Recentemente, o SAJ ADV disponibilizou uma nova funcionalidade que proporciona aos gestores maior segurança para a importação dos dados do escritório no sistema.

Como a ferramenta consegue integrar todas as informações necessárias do escritório em uma única plataforma, basta importar por meio de uma planilha os dados necessários para gerenciamento. Confira como fazer uma transferência rápida dos dados em papel para a ferramenta utilizando essa nova funcionalidade.

Além de incentivar a utilização correta do novo sistema, é preciso incluir acessos diários na rotina dos profissionais. Ao criar uma cultura voltada à modernização do escritório de advocacia, a banca terá retornos significativos a longo prazo.

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