Assinatura eletrônica: mais que uma facilidade

Em tempos em que o papel está se tornando cada vez mais dispensável, a assinatura eletrônica vem se tornando um recurso muito utilizado por empresas e também por pessoas físicas. Estima-se que ela permite 80% de redução média no tempo de resposta em relação à assinatura manual, 80% de redução média de erros e 85% de melhoria de produtividade, segundo dados da empresa de pesquisas norte-americana Forrester Research.

A assinatura eletrônica é considerada um método juridicamente vinculativo para obter uma declaração de consentimento ou aprovação para um documento ou contrato e pode substituir - como de fato vem substituindo - as assinaturas manuais em quase todas as transações. Entretanto, para ter validade jurídica, a assinatura eletrônica precisa estar de acordo com a legislação e a jurisprudência brasileira.

Para que isso ocorra, existem três tipos de assinatura eletrônica previstos pela legislação. A primeira delas é a simples, que permite identificar o seu signatário, anexar e associar dados em formato eletrônico.

Já a assinatura eletrônica avançada pode usar certificados não emitidos pela ICP-Brasil, mas vale lembrar que isso não implica automaticamente que tais assinaturas serão reconhecidas com a mesma força legal que uma assinatura digital (aquela que utiliza certificados emitidos pela ICP-Brasil). Assinaturas que utilizam certificados da ICP-Brasil são consideradas assinaturas digitais e têm garantia de aceitação legal para todos os tipos de documentos, conforme a legislação brasileira.

E a terceira é a qualificada, que utiliza certificado digital. Neste último caso, ela pode ser utilizada em vários tipos de transação entre entes públicos e, inclusive, é obrigatória para a transferência e o registro de imóveis e nos atos de chefes de poderes.

As assinaturas eletrônicas também seguem padrões utilizados no Brasil e no mundo. O primeiro deles é o CMS Advanced Electronic Signature (que em português significa Assinatura Eletrônica Avançada). Trata-se de um padrão adotado pela ICP-Brasil nas suas assinaturas da maior parte dos documentos digitais, especialmente, arquivos em PDF.

Já o PDF, muito utilizado por várias pessoas ao redor do mundo, é um conjunto de extensões dos próprios arquivos em PDF e a ISO 3200-1, tornando o documento adequado para receber a assinatura eletrônica avançada que descrevemos neste artigo. E o XML Advanced Electronic Signature (XadES) é um tipo de marcação que se tornou popular por abranger as informações contidas nas Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), garantindo, ainda, a sua assinatura digital.

Mas, afinal, por que uma empresa deveria adotar de vez as assinaturas eletrônicas?

Primeiro, pela agilidade que elas conferem aos negócios. A assinatura eletrônica fornece um serviço rápido ao usuário, uma vez que permite assinar documentos em segundos e também enviar o documento assinado para outra parte. Basta adicionar a identificação de e-mail de outro assinante e ele poderá assinar os documentos sem nenhum obstáculo. Além disso, a verificação de assinatura é um processo simples e prontamente facilitado pela tecnologia.

Ainda, as ferramentas de assinatura eletrônica ajudam a proteger seus documentos particulares e legais, garantindo que ninguém copie ou fraude uma assinatura. Inclusive, as ferramentas (como o Adobe) exibem alertas em tela quando qualquer pessoa abre um documento que teve sua integridade violada, como, por exemplo, com modificações após a assinatura.

A eficiência na gestão de contratos também é um ponto importante a ser considerado, já que existem plataformas que permitem criar, negociar e gerenciar contratos além da coleta de assinatura. Esses softwares criam um fluxo para reduzir o tempo gasto em todas as operações relacionadas ao contrato durante todo o ciclo de vida destes documentos. Uma solução completa de gerenciamento de contratos, por exemplo, ajuda as equipes de RH a otimizar seus processos internos ao contratar um novo funcionário e assinar toda a sua documentação relacionada a integração, benefícios, entre outros formulários.

Por último, a redução de custos: a documentação acumula despesas – na compra, impressão, cópia, digitalização, entrega e armazenamento de papel. Portanto, a economia ao digitalizar esse processo pode ser bastante expressiva. Vale ressaltar que uma pesquisa realizada pelo Ombud nos Estados Unidos, entre empresas que adotaram assinaturas eletrônicas integradas a um processo eficiente de fluxo de trabalho, mostrou que a economia média por documento é de US＄ 20.

O uso de assinatura eletrônica é a melhor forma de manter a continuidade dos negócios. Por isso, é uma tendência que deve se consolidar rapidamente nos próximos anos.

*Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, possui mais de 35 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia, executivo com atuação em clientes de médio e grande porte, destacando vivência em empresas de software, BPO, gestão eletrônica de documentos, ECM e BPM.