Uma pesquisa realizada pela Adobe Document Cloud e Forrester Consulting mostrou que 74% dos tomadores de decisão reconhecem a importância da digitalização de documentos para a maturidade digital das empresas. Contudo, seja com documentos digitais ou físicos, é necessário um processo organizado que pode ser adquirido por meio de uma consultoria documental especializada.

O serviço é oferecido por profissionais ou empresas qualificadas no gerenciamento, organização e análise de documentos de diversos tipos. Dessa forma, cria-se uma estruturação e ajuda indivíduos a lidar de forma eficiente com sua documentação, seja ela qual for, garantindo sua integridade, acessibilidade e conformidade com normas regulatórias.

Para Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada em gestão de proteção de documentos físicos e digitais, a iniciativa de contratar uma consultoria documental pode promover um upgrade infalível à empresa: “Na maioria das companhias que não há esse tipo de sistema, a duração para encontrar um documento em arquivo físico leva algum tempo e em alguns casos pode não ser encontrado, o que torna uma espera antes de solucionar algum tipo de problema. Como bem sabemos, tempo é sinônimo de dinheiro e credibilidade quando se trata de atendimento a clientes e produtividade na empresa”.

Marcelo conta que o tempo gasto em procurar um arquivo poderia ser aplicado no atendimento de dois ou mais clientes, caso a empresa tivesse um sistema modesto e completo de gestão de documentos. Além disso, também existem os fatores de perda ou de desgaste de documentos físicos com o decorrer do tempo.

“Dentre os benefícios deste serviço, podemos destacar: eficiência operacional; conformidade regulatória; preservação da informação; redução de custos; melhoria na tomada de decisão; e foco no core business, podendo concentrar seus recursos e esforços em suas atividades principais aumentando sua produtividade e competitividade no mercado”, complementa o diretor comercial.

Para fins jurídicos, por exemplo, as documentações são fundamentais para servir como prova, registro e referência para as partes envolvidas, ajudando a estabelecer e proteger direitos, fornecer evidências, garantir conformidade legal e facilitar a resolução de disputas. Sem uma organização adequada e eficiente, com o risco de não encontrar documentos importantes, toda uma operação é prejudicada, ocasionando perda de processos e dinheiro.

“Independente do tamanho da empresa, solicitar uma consultoria documental especializada pode ser uma das estratégias a fazer a diferença no desenvolvimento dos negócios, levando reconhecimento da instituição no mercado. Também é válido compreender que este serviço é uma iniciativa que precisa ser bem tomada e por uma empresa referência no mercado, assim como a eBox Digital”, finaliza Marcelo.

Sobre a eBox

Fundada em 2015, a eBox é uma empresa líder em Gestão e Proteção de Documentos Físicos e Digitais no Brasil, oferecendo soluções tecnológicas avançadas e consultoria especializada para auxiliar as empresas na transformação digital e na garantia da segurança de seus documentos.