Como um orçamento flexível pode salvar empresas da crise

por Lucas Amaral,

Diretor de Tecnologia da Handit Planejamento Orçamentário

Uma das engrenagens que faz uma empresa girar de forma eficiente é o orçamento. Parte central do planejamento empresarial, o orçamento é um dos pontos mais sensíveis, pois precisa estar de acordo com a realidade para projetar o futuro. Porém, quando o orçamento é “engessado” demais e permite pouca - ou nenhuma - revisão, pode acabar se tornando um problema. É neste ponto que o conceito de orçamento flexível começa a fazer sentido.

Ter um orçamento flexível é importante para as empresas porque permite ajustar as despesas e receitas de acordo com as mudanças nas condições do mercado e nas demandas dos clientes. Isso ajuda as empresas a responder rapidamente às mudanças no ambiente de negócios e a aproveitar oportunidades emergentes. Além disso, um orçamento flexível permite que as empresas gerenciem melhor o fluxo de caixa e mantenham um equilíbrio saudável entre os investimentos e as despesas.

Porém, talvez o ponto mais importante do orçamento flexível seja a sustentabilidade financeira. Empresas com flexibilidade no orçamento geralmente têm mais chances de sobreviver a períodos de crise econômica e manter seus negócios. Durante uma crise, as condições do mercado podem mudar rapidamente, afetando a demanda do consumidor, os preços e as fontes de financiamento. Nesse cenário, as empresas com um orçamento flexível podem ajustar seus gastos rapidamente para se adaptar a essas mudanças e manter o fluxo de caixa saudável.

No período mais intenso da pandemia de Covid-19, por exemplo, vimos empresas que simularam empregar um valor maior de caixa para comprar e estocar mais matérias-primas, pois havia o risco de falta entre os fornecedores. Essa manobra pode ser bastante arriscada caso a empresa não tenha um bom orçamento, pois se faltar caixa a empresa terá que recorrer a empréstimos e pagará juros por isso - e o orçamento flexível ajuda a visualizar isso da melhor forma. No geral, a flexibilidade no orçamento pode ajudar as empresas a sobreviver a períodos de crise econômica, manter seus negócios e emergir mais fortes quando as condições do mercado melhorarem.

Outra vantagem do orçamento flexível é a capacidade de incentivar a inovação. Como os orçamentos são revisados ​​regularmente, as empresas podem experimentar novas ideias e projetos sem medo de arriscar grandes quantidades de dinheiro. Isso permite que as empresas testem novas estratégias e impulsiona o crescimento, mantendo a empresa relevante em um mercado em constante mudança.

Mas um orçamento flexível é para toda empresa? Sim. Toda empresa pode flexibilizar seus orçamentos, independentemente do tamanho ou setor em que atua. Começar a implementar a flexibilidade no orçamento é um processo gradual, e algumas dicas ajudam a colocar a ideia em prática:

- Analisar os gastos atuais: o primeiro passo é entender onde a empresa está gastando dinheiro e identificar áreas onde podem ser feitos cortes de custos sem prejudicar a qualidade do produto ou serviço;

- Estabelecer metas claras: é importante estabelecer metas claras para o orçamento e monitorá-las regularmente para garantir que a empresa esteja no caminho certo;

- Criar diferentes cenários orçamentários: é possível simular diferentes cenários orçamentários para considerar resultados variados e riscos potenciais, como um cenário de crescimento acelerado ou de crise financeira.

- Usar tecnologia de gestão financeira: sistemas especializados permitem o monitoramento das finanças em tempo real e auxiliam nas tomadas de decisão com base em dados sempre atualizados.

- Envolvimento dos membros da equipe: é essencial envolver todas as partes interessadas no processo de planejamento e revisão do orçamento para garantir que todos estejam alinhados e comprometidos com as metas. Quanto mais cultura a empresa cria, mais pessoas devem ser responsáveis pelo orçamento, assim o processo de decisão pode acontecer em diversos níveis hierárquicos e melhorar o gerenciamento dos recursos, estabelecendo uma cultura orçamentária.

- Acompanhar as mudanças do mercado: um orçamento flexível consegue seguir as tendências e mudanças do mercado e das demandas dos clientes e ajustar as despesas e receitas de acordo com as necessidades.

A flexibilidade permite, ainda, a execução de revisões orçamentárias - os chamados forecasts -, que tem como objetivo reavaliar as projeções da empresa diante da própria atuação e das condições de mercado, visando estimar o resultado econômico e financeiro mais provável para o encerramento do período orçamentário. A periodicidade destas revisões está diretamente vinculada ao amadurecimento da gestão orçamentária dentro da organização, e pode ser mensal, bimestral, trimestral ou semestral.

As empresas também podem se utilizar do orçamento contínuo - o rolling forecast -, no qual a projeção vai além do período orçamentário da organização, que em suma, vai de janeiro a dezembro, mas podem variar: algumas empresas projetam 15 meses, 18 meses ou até dois anos. Como já comentamos, vai depender do amadurecimento da cultura de orçamento e gestão orçamentária da organização. Assim, a cada mês que realizado é acrescido um novo mês ao orçamento (por isso ele é contínuo). A composição deste novo mês também varia de empresa para empresa, pois pode ser uma simples replicação do último mês orçado ou uma média de alguns meses orçamentários.

Em resumo, qualquer empresa pode flexibilizar seu orçamento e a implementação de práticas como análise de gastos, estabelecimento de metas claras, criação de cenários orçamentários, uso de tecnologia de gestão financeira, envolvimento dos membros da equipe e monitoramento das mudanças do mercado pode ajudar a empresa a se adaptar às mudanças e a manter uma posição financeira saudável, mesmo em períodos de crise.