Produtividade está entre os assuntos mais debatidos da atualidade, mas poucos entendem que não se trata de um privilégio de ter tempo disponível. Esse é apenas um dos mitos que permeiam o tema, pois o verdadeiro significado desse conceito é fazer as coisas de forma mais eficaz e com menos tempo.

Quem ergue essa bandeira é Ali Abdaal, médico no Serviço Nacional do Reino Unido, que administra um canal no YouTube e um podcast sobre produtividade, além de ser professor na Skillshare, maior plataforma de aprendizagem online do mundo para criativos. Tempo para tudo isso? Somente com um projeto bem delineado para fazer tudo com eficácia e ainda ter tempo para ser socialmente ativo e praticar hobbies, como tocar guitarra e piano.

Em uma aula sobre produtividade na Skillshare, com quase duas horas de duração, Ali Adbaal compartilha princípios, mitos, leis e poderes sobre o tema, além de modelos mentais e uma equação que podem melhorar de forma significativa a qualidade de vida. Com um bom gerenciamento de tempo, é possível reduzir o estresse, a sobrecarga mental e o temido mal contemporâneo – o burnout.

“Produtividade e qualidade de vida são assuntos interdependentes. Especialmente nesse mundo hiperconectado e repleto de distrações, aprender a administrar o nosso tempo é fundamental. Quando começamos a praticar técnicas que podem treinar nosso cérebro para realizar as tarefas cotidianas de maneira efetiva, temos uma rotina mais produtiva e uma vida mais saudável, sem precisar renunciar ao lazer e à vida social. Na Skillshare, temos uma variedade de aulas sobre autocuidado e desenvolvimento pessoal – assuntos essenciais para os tempos atuais”, diz Nicolas Scafuro, VP e Head of International da Skillshare.

Conheça a seguir dicas e mitos desvendados pelo especialista, que podem expandir sua mente sobre como levar uma vida mais produtiva e menos estressante.

1) A equação da produtividade

Em sua definição, produtividade é a relação entre a produção e os fatores de produção utilizados. Muito se engana quem pensa que ser produtivo é ter uma agenda repleta de compromissos e trabalhar além da conta. A maneira correta de vê-la é: fazer as coisas de forma eficiente.

Com isso, temos os seguintes elementos na equação da produtividade: trabalho, tempo, utilidade e diversão. Quanto mais produtivo somos, menos tempo geramos ao realizar uma atividade. Direcionando a quantidade de energia adequada para as tarefas corretas, o processo se torna mais útil e, consequentemente, mais agradável.

2) Modelo mental: piloto, avião e engenheiro

As funções do piloto, avião e engenheiro são usadas em uma analogia para dar o pontapé inicial em uma rotina mais produtiva. Nesse modelo mental, Abdaal propõe: devemos estar no modo avião durante 80% do nosso tempo, apenas 10% no modo piloto e os outros 10%, no modo engenheiro.

Em termos práticos, ser piloto é fazer anotações em um caderno ou app de sua preferência com todas as tarefas importantes e objetivos do dia. Os momentos ideais para fazer isso são logo pela manhã ou à noite, para planejar o dia seguinte.

No modo avião, você estará apenas desempenhando todas as atividades previamente estabelecidas. Ser engenheiro é garantir ativamente os sistemas organizacionais e estratégias para que tudo seja eficaz. São as pequenas pausas durante o dia para garantir se o tempo e energia estão sendo gastos devidamente.

A partir desse modelo, é possível dar os primeiros passos para uma rotina mais organizada e sentir os efeitos de uma vida mais saudável e produtiva. Afinal, não há nada melhor do que ter a sensação de que tarefas foram concluídas.

3) Os mitos da produtividade: tempo, motivação e multitarefa

Tempo

Quem nunca ouviu ou se pegou dizendo por várias vezes: “não tenho tempo”? Esse é o primeiro mito da produtividade. Substitua esse pensamento com a verdade libertadora: nós temos total controle sobre nosso tempo. Quando decidimos realizar uma tarefa em vez de outra, escolhemos ativamente tomar essa decisão sobre como gastar nosso tempo. Portanto, não se trata de ser limitado por ele, mas pelas escolhas que fazemos.

Quando modificamos nossa forma de pensar, começamos a construir uma gestão adequada do seu tempo. Quer uma prova disso? Faça um exercício: durante alguns dias ou por uma semana, anote exatamente o que está fazendo. Certamente, ficará chocado com a quantidade de minutos e até horas que passa procrastinando nas redes sociais.

Motivação

Muitas pessoas têm dificuldade em dar o primeiro passo em uma atividade. O principal vilão é a crença de que é preciso ter motivação para começar algo. Esse é o principal modelo da procrastinação. Entenda que a motivação é um sentimento e, como qualquer outro, é temporário, passageiro e depende de fatores externos. É certo que ninguém acorda todos os dias motivado para fazer algo, inclusive as coisas que gosta.

Nosso cérebro é habituado com um sistema de recompensa imediato. Quanto mais tempo precisamos para ter um resultado, menos motivados nos sentimos para realizar uma atividade. O principal hack para modificar esse padrão é focar na ação, em vez do resultado.

Gamificar essas ações, por exemplo, é um bom começo. Para isso, você pode criar uma competição consigo mesmo para se superar. Por exemplo, estudar mais cinco minutos do que você conseguiu no dia anterior ou ter melhor desempenho na academia do que na semana passada. Assim, as ações se tornam mais divertidas, agradáveis e ficamos propensos em querer fazê-las.

Multitarefa

Ser multitarefa pode parecer uma habilidade, mas pode ser o principal obstáculo da sua rotina produtiva. Isso porque, ao alternar uma tarefa para outra sem concluir a anterior, temos o que é chamado de resíduo de atenção. No fim, não depositamos a atenção devida para nenhuma das tarefas que precisamos concluir.

O segredo é focar em uma coisa de cada vez. Aqui, o objetivo é entrar no “estado de fluxo”, uma experiência que propõe altos níveis de produtividade, felicidade e satisfação, cujo termo foi popularizado na década de 1990 pelo psicólogo croata Mihaly Csikszentmihalyi.

Para entrar no estado de fluxo, você pode aumentar um pouco a dificuldade das suas tarefas cotidianas ou fazê-las de forma diferente. O objetivo é atingir o meio termo entre a zona de conforto e a zona de pânico, ou seja, garantir que não fique muito fácil a ponto de ser automática ou muito difícil a ponto de ser extremamente estressante.

A ideia é aumentar nossa necessidade de atenção para o que estamos fazendo. Evitar distrações nesse processo também é importante. Para isso, desative notificações dos seus dispositivos e se recolha em um ambiente tranquilo. Tenha em mente que o objetivo é dar atenção plena ao que você está fazendo para entrar no estado de fluxo.

4) Exercícios práticos da produtividade para aplicar no dia a dia

A regra dos dois minutos

Algo leva menos de dois minutos para ser feito? Comece a fazer aquilo imediatamente. Evite sobrecarregar sua lista de afazeres com pequenas tarefas. Caso contrário, elas podem acumular e fazer você sentir que tem uma montanha de coisas para fazer. Então, treine seu cérebro para pensar dessa forma com qualquer atividade simples. Quer um exemplo? Sua mesa está cheia de xícaras de café? Leve todas elas para a cozinha agora mesmo.

A regra dos cinco minutos

Está com dificuldade em escrever seu TCC ou montar uma apresentação para o trabalho? Comece fazendo cinco minutos de um grande projeto que te estressa. O segredo é convencer nosso cérebro que conseguimos fazer algo que julgamos impossível ou muito difícil.

Para isso, estamos usando um truque: quando começamos a fazer algo, nosso cérebro tende a se acostumar com essa atividade e mais engajados nos sentimos para dar continuidade na ação. Assim, o primeiro atrito entre nós e a tarefa é eliminado, e criamos a famigerada “motivação” que julgamos necessária para executar algo.

Crie gatilhos mentais para começar a produzir

Crie gatilhos que você possa assimilar com alguma atividade. Vestir uma roupa de academia, por exemplo, aumentará as chances de praticar exercícios. Limpar a mesa antes de estudar também é uma boa estratégia. Isso fará com que você assimile detalhes cotidianos com uma atividade e, assim, terá mais chances de ser bem-sucedido.

Sobre a Skillshare

Skillshare™ é a maior comunidade online de aprendizagem do mundo para pessoas criativas. Com mais de 830 mil assinantes e mais de 40 mil aulas em vídeo explorando uma ampla diversidade de disciplinas criativas, de design gráfico a fotografia, pintura e ilustração a design de interiores - ministradas por especialistas do setor, incluindo Jonathan Van Ness, Aaron Draplin, Emily Henderson, Thomas Frank, Rebecca Minkof, Jeff Staple e muito mais. A Skillshare é uma produtora de conteúdo original e uma plataforma aberta, onde qualquer pessoa que atenda aos nossos padrões e diretrizes pode enviar uma aula e obter renda. A missão da Skillshare é inspirar a descoberta e o crescimento por meio da criatividade. Para saber mais, acesse: www.skillshare.com.