Se você está em busca de tornar a comunicação interna da sua empresa mais eficiente, o primeiro passo é entender que ela pode ser a fonte oficial de informações, contudo eu posso afirmar que não será a única. É preciso levar em consideração toda a comunicação que se constrói organicamente entre os colaboradores, a partir do momento em que trocam conhecimentos e experiências entre si.

Essas diferentes dinâmicas que coexistem dentro das organizações irão culminar no resultado final de qualquer mensagem que esteja sendo divulgada. Dentro desse contexto, ela acontece em três fluxos diferentes:

Comunicação vertical

Como o próprio nome já sugere, essa é a comunicação que se direciona a uma hierarquia específica composta por líderes. A comunicação vertical é utilizada para comunicar novas estratégias, estabelecer e acompanhar metas e comunicar diretrizes importantes. Em algumas empresas, o fluxo vertical é a base da comunicação e hierarquia.

Comunicação horizontal

É a comunicação estabelecida entre profissionais do mesmo nível hierárquico. Em muitos casos, é quando esses profissionais vão discutir entre si como vão trabalhar para colocar em prática um objetivo que foi trazido na comunicação diagonal! A troca de ideias, experiências e informações entre colegas que trabalham no mesmo setor, mesmo quando acontece de maneira informal, também se enquadra nessa categoria.

Comunicação transversal

Esse é o tipo de comunicação que envolve colaboradores de diversos departamentos independente de níveis hierárquicos. Um bom exemplo, são reuniões gerais para comunicar a todos uma novidade da empresa ou para prestar contas a respeito dos resultados obtidos dentro de um determinado período. .

Comunicação oficial como foco das informações

O papel do comunicador é compreender que a mensagem produzida por ele deve ter relevância o suficiente para se destacar como fonte oficial da empresa.

Mesmo que existam outros fluxos, a comunicação oficial será o porto seguro, onde os colaboradores poderão validar a veracidade de qualquer tipo de informação, assim evitando possíveis ruídos.

• Seja transparente e ágil: mudanças na empresa que impactem os colaboradores de alguma forma devem ser comunicadas a eles tão cedo quanto possível. Quando os colaboradores confiam na empresa e sabem que receberão informações importantes com agilidade, não há muito espaço para que boatos e fofocas se espalhem;

• Trabalhe com lideranças: a comunicação deve ser acessível a todos, e reforçar informações e diretrizes importantes junto à liderança pode ser uma estratégia interessante para alcançar esse objetivo. Os líderes têm contato muito mais próximo com a equipe, e normalmente, tem a confiança dos colaboradores;

• Estimule a troca de informações espontâneas entre os colaboradores, porque ela pode ser útil para a produtividade de todos! Essa comunicação não deve ser vista como um processo ilegítimo, pelo contrário ;

• Introduza a cultura de feedbacks individuais e sistemáticos, assim, o colaborador sempre vai ter a oportunidade de conversar diretamente com o seu gestor e saber em que pontos precisa melhorar, além de ter um momento para também expressar as suas opiniões;

• Leve em conta as opiniões e posicionamentos trazidos pelo colaborador, colocando em prática quando for viável.

Ao colocar essas orientações em prática, a sua empresa vai se tornar uma fonte de informação confiável para o colaborador e essa comunicação espontânea que naturalmente se desenrola em paralelo vai servir apenas ao propósito de possibilitar a troca de conhecimento entre os colegas.

Felipe Hotz, fundador e CEO do Comunica.In, é empreendedor com 10 anos de experiência na área de Comunicação Interna e Endomarketing. Em 2017, desenvolveu a startup para transformar a comunicação das empresas com o uso de inteligência de mercado e tecnologia. A plataforma já beneficiou grandes instituições, como Tok&Stok, Volvo, ViaVarejo, Bayer e Electrolux.