É uma prática tão simples e corriqueira no dia a dia, mas que, sem o devido cuidado, pode impactar negativamente o orçamento e a operação de uma empresa. Hoje, a impressão de documentos ocupa posição fundamental na estratégia da organização, uma vez que não apenas demanda investimento financeiro considerável, mas também facilita a troca de informações interna e externamente. O fato é que poucos profissionais dedicam atenção à gestão adequada dessa área e, assim, acabam desperdiçando dinheiro em processos que devem ser melhorados. A seguir, cinco dicas para evitar abusos e conseguir implementar um gerenciamento adequado:

1 - Mensurar a quantidade de impressões

Quantas impressões uma empresa faz por dia, mês ou até mesmo ano? A pergunta, que parece simples, esconde um dos principais gastos que influenciam no orçamento corporativo. Para começar a gerenciar as impressoras da companhia, é essencial mensurar a quantidade de documentos impressos no local, identificando possíveis cortes.

2 - Fazer um levantamento de acordo com cada setor

Entretanto, não é para fazer apenas uma investigação quantitativa do total gasto com impressões. Também é preciso contextualizar e qualificar a gestão. Essa medida evita que a redução nos gastos com impressões impacte diretamente a produtividade dos colaboradores. Há departamentos e equipes que demandam maior quantidade de documentos impressos do que outros. É necessário levar em conta esses detalhes na estratégia.

3 - Instaurar uma política clara sobre o uso das impressões pelos funcionários

Entre milhares de impressões feitas mensalmente, é comum os colaboradores aproveitarem e imprimirem arquivos pessoais, como o trabalho do filho, cópias de documentos, entre outros. Isso faz com que o orçamento da empresa escoe a conta-gotas sem que os líderes identifiquem as causas dos custos elevados. É necessário instituir uma política clara de impressão para os colaboradores, garantindo que os suprimentos sejam utilizados apenas para tarefas corporativas.

4 - Cuidar dos equipamentos

Quando se fala em solução tecnológica, fazer a manutenção adequada e identificar a hora ideal do upgrade são fatores para o sucesso de uma empresa. Com as impressoras não é diferente. É necessário cuidar de todos os equipamentos e garantir o fornecimento adequado de suprimentos para não atrapalhar a rotina da empresa e, principalmente, garantir que tudo esteja sob controle.

5 - Contar com o apoio de uma empresa especializada

Por fim, entender que o trabalho de gestão de impressões em uma corporação não precisa ser feito sozinho no dia a dia. Os profissionais podem - e devem - contar com o apoio das empresas especializadas na área. Atualmente, é comum fazer contratos de outsourcing, em que a parceira fica responsável pela administração de todas as impressoras, garantindo que tudo transcorra dentro do objetivo, explica Rodrigo Reis, diretor comercial e sócio da Reis Office.