Como toda organização é responsável pela segurança de seus funcionários, é importante pensar sobre quais ações tomar em casos de eventualidades. “É indispensável instruir o viajante a como proceder em casos de acidentes, catástrofes, epidemias, doenças, perda de documentos ou cancelamentos e alterações de voos”, explica Beatriz Gorisch, executiva de contas corporativas da TripService, agência especializada em gestão de viagens corporativas. O “Duty of Care” (dever de cuidado) é um termo usado internacionalmente que se relaciona à obrigação legal de cuidar de uma pessoa durante a execução de um ato ou trabalho.

Afinal, o que é necessário considerar na gestão de viagens a fim de proteger seus colaboradores e a sua empresa nestas ocasiões de risco? Para que se possa entender melhor, a TripService criou um guia com 7 passos para orientar as empresas na gestão e no processo de implementação ou ajustes da política de viagens sob a ótica do “Duty of Care”.

Passo 1: Entenda o perfil de viagens e viajantes da empresa

Primeiro, é preciso conversar com os colaboradores para ter uma compreensão profunda de como são normalmente as rotinas de viagem da empresa. Essas conversas ajudam a construir uma cultura de transparência e permitem descobrir quaisquer perigos ocultos.

Passo 2: Defina critérios mínimos de segurança para viagens

Nas políticas de viagens é comum encontrar definições quanto a antecedência para compra de passagens, valores limites para hospedagens, itens reembolsáveis, entre outros itens norteadores. É fundamental também incluir orientações que garantam a segurança deste colaborador durante sua viagem.

É importante considerar incluir itens como:

1) Obrigatoriedade de contratação de seguro viagem

2) Requisitos mínimos para hospedagem, como:

a) Localização segura

b) Wi-fi

c) Apenas estabelecimentos do tipo hotéis

3) Obrigatoriedade de contratação de seguro em locações de carro

4) Centralização de reservas com parceiros homologados.

Estes facilitam a localização, a rastreabilidade e podem apoiar em caso de necessidade.

Passo 3: Centralize as informações

Muitas empresas simplificam o processo de viagens aos seus viajantes permitindo que eles se autogerenciem, fazendo reservas em canais e locais que lhe convém. Se por um lado isto facilita a operação das viagens, por outro expõe a empresa e o colaborador a inúmeros riscos.

Já imaginou um gestor de viagens passar novamente por uma situação como a do coronavírus ou como a ocorrida em 11 de setembro? Como fará para localizar os colaboradores que compraram por sua conta e risco suas próprias viagens? Como saberá em detalhes os itinerários de voo, hospedagens e respectivos status? Como saberá quantos colaboradores estão em situação de risco?

A tecnologia está aí para descentralizar o processo de viagens sem que as empresas percam controle e informações. Aposte em tecnologias que seja possível aliar economia, facilidade, gestão e segurança à empresa e ao colaborador.

Passo 4: Invista em tecnologia

No processo de definição de sistemas de gestão de viagens ou agências parcerias, a dica é optar por aqueles que oferecem recurso simplificado de localização e tracking de passageiros.

Ter um mapa onde, com poucos cliques, seja possível localizar todas as reservas e programações de viagem da empresa é fundamental. Cada segundo conta em uma emergência. Com apoio da tecnologia, o gestor economiza tempo, simplifica as comunicações e concentra recursos nas tarefas mais críticas durante uma emergência.

Passo 5: Mantenha as informações dos colaboradores atualizadas

Como parte da gestão de viagens, é fundamental delinear um processo para manter as informações dos funcionários em todas as plataformas. É bom garantir que as informações de contato dos funcionários e dos viajantes estejam atualizadas e sincronizadas no ERP e no sistema de gestão de viagens, incluindo contato de emergência.

Passo 6: Defina planos de ação

Para se preparar para todas as possíveis situações de crises, é importante ter planos de ação bem definidos para cada tipo de eventualidade. Fazer um feedback após cada viagem é importante para se preparar melhor e responder a grande variedade de situações que seus funcionários podem enfrentar, antecipando problemas futuros e, assim, evitando contratempos e despesas desnecessárias.

Passo 7: Comunique seu plano

Uma boa política de cuidados começa e termina com os funcionários. Certificar-se de que eles sabem que a empresa está comprometida com o bem-estar deles e que eles são informados das medidas que a companhia tomou para protegê-los no caso de algo dar errado.

Ao compartilhar seu dever de política de cuidados e planos de contingência com os funcionários, é possível melhorar a preparação de emergência de toda a organização e garantir que todos saibam exatamente o que podem esperar da empresa em casos emergenciais.

Com um dever abrangente de estratégia de cuidados que se baseia no envolvimento dos funcionários, dados precisos e o uso de tecnologia inovadora, a organização irá além do simples compliance, protegendo verdadeiramente os colaboradores e os negócios quando mais importa. “Isso levará a um aumento natural do comprometimento da equipe, menos despesas legais e uma cultura de empresa próspera construída sobre a confiança”, finaliza a executiva de contas corporativas da TripService.