Segredo do sucesso para o empreendedor: separar as finanças pessoais das contas do negócio

Um dos maiores desafios do empreendedor brasileiro é fazer seu negócio escalar e crescer de forma constante e sustentável. Existe ainda muita dificuldade na hora de conciliar os diferentes recebimentos (a vista, parcelados, atrasados,...) com as diferentes obrigações de curto, médio e longo prazo. Tudo isto, tendo que ter uma base sólida, que permita atender às demandas do negócio, sem comprometer suas finanças pessoais. E, dentro desse cenário, é nítido o desconhecimento do novo empreendedor ao misturar conta jurídica com a conta corrente física, o que prejudica - e muito - o negócio.

Ao abrir uma empresa e ter em mãos o seu próprio CNPJ, o empreendedor passa a ter duas responsabilidades como pessoa que exerce uma dupla função. Isso mesmo: pessoa física com compromissos que precisam estar em dia, conta corrente pessoa física, cartão de crédito, investimentos e despesas; a pessoa que planeja viajar, comer em um bom restaurante, ter plano de saúde para a família, além de manter uma reserva para imprevistos do dia a dia.

Por outro lado, tem a organização financeira da companhia, que gera recursos a partir do seu faturamento, tanto para a vida pessoal, quanto para a manutenção da empresa. Uma parte das receitas deve ser direcionada para os compromissos com impostos, folha de pagamento, despesas da operação, etc. Para o empresário (ou empresários em caso de mais de um sócio) deve ser definido um salário mensal (denominado de pró-labore). Este "salário" deve ser retirado da conta da empresa mensalmente e depositado na conta pessoa física de cada um dos sócios. Além disso, de acordo com o especificado no contrato social, periodicamente, os sócios podem retirar os excessos de caixa (lucro) na forma de distribuição de lucros e dividendos.

Por que é importante separar as finanças da PF e da PJ?

A separação das finanças, mesmo em empresas de apenas um sócio, é de extrema importância não só pela organização do empresário, mas também para garantir sempre a melhor tributação. O uso da conta pessoa física, por exemplo, para receber ou movimentar recursos da empresa, pode resultar em um entendimento da Receita Federal de que aqueles recursos são destinados a uma pessoa física e, portanto, aplicando alíquotas muito maiores, na maioria dos casos.

É importante ter clareza de que o dinheiro da empresa é da pessoa jurídica. Ele precisa ser contabilizado, tributado e, o que se destina aos sócios, precisa ser transferido de maneira adequada para as contas pessoa física. Outro problema comum é o uso do cartão de crédito pessoa física para compras da empresa, algo muito comum ao se iniciar um negócio.

As soluções modernas de contas empresariais disponibilizam cartões físicos e virtuais que podem ser utilizados tanto de forma online, quanto fisicamente, sem a necessidade do famigerado "limite de crédito". Em linhas gerais, o limite é garantido pelo saldo em conta.

No contexto com sócios, por exemplo, o exercício do pró-labore e da distribuição de lucros precisa ser bastante consistente e aprovado por todos - sócios administradores e cotistas - para que não haja discordância ao longo do tempo. Os sócios administradores têm direito à retirada mensal, além da distribuição periódica de lucros, enquanto os sócios investidores ou cotistas, recebem apenas na distribuição. Mas tudo isso precisa estar em contrato. É o famoso: "combinado não sai caro".

Para termos uma ideia do impacto da organização financeira nos negócios, um estudo do Sebrae de 2020 (Sobrevivência das empresas no Brasil), lista os maiores motivos que poderiam ter evitado o fechamento das empresas. Os motivos diretamente relacionados à falta de organização financeira somam 37%. E, se somarmos a estes a falta de crédito, cuja necessidade poderia ter sido evitada com uma melhor gestão financeira do empresário, o total ultrapassa os 72%.

E quando falamos em reserva de emergência?

Em toda a conversa sobre finanças pessoais ou jurídicas, o tema “reserva de emergência” é assunto recorrente. As pessoas querem saber qual o valor ideal para juntar ou a melhor forma de guardar e investir, com maior segurança e rentabilidade. Entretanto, fala-se pouco da importância, principalmente do micro ou pequeno empreendedor, em ter uma reserva de emergência para o negócio - algo totalmente separado do pessoal e que pode, muitas vezes, eliminar a necessidade de crédito, prevenindo o empreendedor de entrar em uma"bola de neve".

Passo a passo do sucesso financeiro do empreendedor

● Abrir uma conta PJ da sua empresa

● Entender o custo fixo de operação da empresa tais como impostos, softwares de produtividade, registro de domínios, hospedagem e etc.

● Reservar (em comum acordo com os sócios) a fatia de recebimentos da empresa que deverá ser aplicado na PJ como "fundo de emergência"

● Definir o pró-labore (salário mensal) de cada um dos sócios com funções na empresa para que seja transferido, mensalmente, para suas contas de pessoa física

● Definir os critérios e a periodicidade da distribuição dos lucros para os sócios em suas contas de pessoa física

● Lembrar-se de não utilizar cartão, Pix, Doc/Ted das contas pessoa física para pagamentos relacionados a empresa

● Ter uma ferramenta de gestão financeira e seguir à risca o planejamento. Existem várias, inclusive gratuitas;

● Pensar no negócio sempre de maneira profissional, agir com responsabilidade e, o principal: sentir-se como um "empresário", como um founder, tendo participação nos resultados de uma empresa, mesmo iniciando com apenas um sócio e empregado. Afinal, em um futuro breve, ela pode tornar-se muito maior, gerando riquezas para a sociedade, com vários outros sócios e empregados.

* Heitor Barcellos é vice-presidente de serviços financeiros da Contabilizei, maior escritório de contabilidade do Brasil, líder em abertura de empresas e em gestão de soluções para CNPJs, onde atua como sócio-gestor do Contabilizei.bank, que oferece conta PJ exclusiva, gratuita e integrada para micros e pequenos empreendedores.