Automação de processos internos em instituições de ensino: simplificando e aperfeiçoando a gestão

A automação de processos internos é uma necessidade cada vez mais evidente para instituições de ensino em todo o mundo, seja para otimizar a gestão ou oferecer uma experiência aprimorada, tanto para alunos quanto para colaboradores. Automatizar procedimentos pode proporcionar uma série de benefícios significativos ao ampliar a eficiência e a produtividade dos atendimentos.

Gerente de Comercial, CS e Marketing da Ellevo e especialista em Tecnologia da Informação para sistemas educacionais, Luciano José Cardoso Ferreira, destaca as principais vantagens de automatizar e promover a integração dos sistemas. "Ao permitir a execução rápida e precisa de tarefas repetitivas e de baixo valor agregado, é possível liberar tempo e recursos para atividades mais estratégicas e impactantes", analisa, ressaltando que isso resulta em maior eficiência e produtividade.

Um dos maiores desafios enfrentados por processos manuais é a probabilidade de erros e retrabalho. Segundo Ferreira, a digitação incorreta de dados ou a omissão de informações são falhas comuns que podem ser evitadas com a automação, o que reduz a chance de erros e contribui para a precisão dos registros e relatórios, além de minimizar a necessidade de retrabalho.

Além da eficiência, a automação promove outra vantagem competitiva: a economia - de tempo e de recursos. "Ao eliminar atividades demoradas e repetitivas, a instituição economiza tempo valioso que pode ser direcionado para outras áreas", afirma o especialista. A redução no uso de papel, impressão e outros recursos físicos também resulta em economia financeira e ambiental, alinhando a instituição com práticas sustentáveis.

Experiência do usuário

A melhoria na usabilidade do aluno é outro aspecto destacado pela automação de processos internos de instituição de ensino, pois otimiza processos importantes para os estudantes, como matrículas, solicitação de documentos e inscrição em disciplinas, por exemplo. Esse tipo de simplificação proporciona maior conveniência, transparência e acesso rápido às informações necessárias, garantindo uma experiência positiva para os estudantes.

A automação também impulsiona a análise e tomada de decisão baseada em dados. "A coleta e o armazenamento estruturado de dados possibilitam a geração de relatórios precisos e atualizados, facilitando a tomada de decisões estratégicas e informadas", destaca Ferreira. Ao utilizar dados confiáveis, a instituição pode planejar melhorias, identificar tendências e acompanhar o desempenho em tempo real.

Outros benefícios da automação de processos em instituições de ensino são:

- Integração de sistemas e “interoperabilidade” - Garante uma comunicação eficiente entre os sistemas utilizados, evitando a duplicação de esforços e facilitando o compartilhamento de informações
- Conformidade e controle - A automatização proporciona a execução dos processos de acordo com políticas e regulamentos estabelecidos, além de fornecer um maior controle sobre as atividades realizadas na instituição de ensino.

Implantação em passo a passo

Implantar a automação de processos em uma instituição de ensino depende do acompanhamento de algumas etapas. A primeira consiste em identificar os processos a serem automatizados. Em seguida, é essencial mapear os fluxos de trabalho e definir objetivos claros para a automação, orientando a seleção das ferramentas e tecnologias adequadas.

Esta é uma etapa crucial, pois a escolha das ferramentas certas é fundamental para o sucesso da automação. "É importante pesquisar e selecionar as ferramentas adequadas às necessidades específicas da instituição", aponta o gerente da Ellevo. Opções como softwares de gestão acadêmica, sistemas de fluxo de trabalho e chatbots podem ser consideradas, levando em conta a integração com os sistemas já utilizados pela instituição.

Além da escolha das ferramentas, é necessário desenvolver e testar os fluxos de trabalho automatizados. Essa etapa envolve a criação de formulários online, desenvolvimento de scripts ou a configuração de workflows em uma plataforma de automação. Os fluxos de trabalho devem ser testados em um ambiente de teste para garantir seu funcionamento correto e conformidade com os requisitos definidos. Outro ponto crucial é o treinamento dos colaboradores. De acordo com Ferreira, é essencial fornecer o suporte adequado para que todos estejam confortáveis com as novas ferramentas e se adaptem às mudanças. “O engajamento e a capacitação da equipe são fundamentais para o sucesso da automação de processos internos”, aponta.

Por fim, a implementação deve ser realizada de forma gradual nas áreas relevantes da instituição, seguida de um monitoramento constante. "A instituição deve estar atenta a possíveis problemas e oportunidades de melhoria contínua nos processos automatizados", recomenda o especialista. A revisão periódica e a adaptação às mudanças são essenciais para garantir a eficácia e o progresso contínuo da automação.