Administre as informações

Uma corretora pode ter colaboradores proativos, gestor com liderança exemplar e carteira de clientes extensa, mas se os dados do sistema de gestão não forem confiáveis, todo o resto não importa. Um exemplo disso é a importância do registro de informações precisas sobre os clientes, pois um cadastro errado ou confuso colocará todo o relacionamento em risco.

Entenda seus custos

Para aumentar o lucro da corretora é necessário entender primeiro quais são os custos. Na primeira etapa, calcule o valor da venda. Some todas as despesas mensais da corretora, o resultado deve ser dividido pelo número de documentos (apólice, endosso, fatura).

Após descobrir o preço de uma venda, ficará mais simples estabelecer estratégias para aumentar o rendimento da corretora.

É importante esclarecer que "ganhar mais" não significa vender mais apólices. Já que as vendas exigem tempo dos colaboradores. O caminho está em desenvolver métodos que estimulam a produtividade da equipe.

 

Entretanto, só é possível desenvolver produtividade após medir a qualidade de cada setor.

Para isso, indico que você utilize o método da "corretora modelo", criado a partir da minha experiência em uma corretora de seguros, quando o gestor me solicitou ajuda na administração.

Peça os seguintes relatórios

• Relatório de propostas pendentes de emissão com datas de 01/1990 a 01/2100, se no relatório houver uma proposta pendente de emissão há mais de 30 dias, alguém errou.
• Relatório de recibos de comissão: Compare o valor de comissões depositadas na conta da corretora e o relatório de recibos de comissão armazenados no sistema de gestão. Os números precisam ser iguais.

O resultado desta análise fará você reconhecer se os dados movimentados pela corretora de seguros estão dentro do seu sistema de gestão.

Com a minha experiência no mercado reconheço a dificuldade em fazer estes relatórios baterem, mas não é impossível. Busque uma solução para os impedimentos que atrapalham o fluxo de informações.

Entenda sobre o processo de interações no dia a dia da corretora

• Cliente e venda: Relação baseada em troca de dados, formulários, vistorias e assinaturas;
• Venda e pós-venda: Cotações, serviços e documentação;
• Pós-venda e cliente: Atendimento e documentos.

 

O conflito da "corretora modelo" está no fato de que as tarefas são interrompidas para atendimento ao cliente, impedindo que seja medida a produtividade de cada colaborador.

A resolução deste problema está em alterar o movimento de atendimento o cliente.

Mude o fluxo de atendimento ao cliente

Para que a corretora possa crescer sem aumentar os custos e você possa estimular o colaborador a vender mais, sugiro uma simples mudança, contrate um responsável para atender o cliente. Este colaborador ficará designado a intermediar informações, permitindo que o pós-venda consiga realizar suas obrigações.

Novo fluxo de contato

• Cliente e venda: Atendimento, venda, propostas, vistorias, etc.
• Pós-venda: Foco direcionado para cadastrar informações e mantê-las atualizadas.

 

A permanência dos setores em executar suas atividades específicas dará a chance de visualizar acertos e erros. Além disso, vai facilitar que você entenda qual a produtividade de cada colaborador.

Quer vender mais seguros? Pense fora da caixa

Divisão eficiente de trabalhos  

Para manter a organização do que é feito na corretora, tenha conhecimento da rotina de tarefas. Isto é, quais são executadas no dia, na semana e no mês.

Se compreender o sistema de tarefas é difícil para você, esse é o momento de mudar. Como gestor é essencial reconhecer por quais caminhos as informações percorrem até o resultado final.

Sinistros, emissões de apólices, propostas para digitação e retorno de e-mails são atividades que acontecem diariamente. Até o encerramento do expediente, elas devem ser zeradas. É mais uma oportunidade de você avaliar se o setor financeiro, por exemplo, está produzindo como o esperado.

No final da semana, faça a auditoria das tarefas designadas para o dia a dia. Verifique quais documentos não foram emitidos ao longo da semana e os motivos para as renovações estarem pendentes. Saiba detalhadamente as metas cumpridas e não cumpridas.

Desta forma, no último dia do mês, ficará mais simples realizar o balanço da produtividade da corretora.

Sugiro alguns pontos a serem verificados no mês:

Análise do índice de sinistros;

• Revisão de objetivos;
• Análise de produção;
• Análise financeira;
• Análise de metas.

Com essa avaliação, se torna mais simples entender porque determinadas estratégias não funcionam em sua corretora.

Execução de tarefas  

É muito difícil conseguir medir a produtividade de um setor quando alguém se ausenta do trabalho. Neste momento, a pergunta é: Quando o responsável por transferir os dados da apólice para o sistema entra de férias ou fica doente, quem faz o serviço dele? Ninguém?

Se os documentos acumulam na mesa neste período, significa que o fluxo de informações é quebrado. Ou seja, aumentam as oportunidades de erro na gestão de dados da sua corretora de seguros.

Em setores essenciais, se a saúde financeira da empresa permitir, conte sempre com dois colaboradores por função. Contrate uma pessoa para suprir a tarefa diária que não pode ficar acumulada. Este profissional treinado pelo seu capitão (colaborador responsável pela tarefa), atuará dando apoio às atividades.

A dupla sempre vai trabalhar em conjunto e quando o responsável faltar ao trabalho, o outro tem a função de executar suas tarefas com domínio.

Quando a equipe estiver recomposta, crie um mecanismo para que o responsável tenha conhecimento de tudo que foi feito durante o período de ausência.

Não importa o tamanho da corretora de seguros, este modelo é sempre o mesmo. Tenha um responsável em cada setor que sabe as tarefas a serem executadas no dia, semana e mês. Este coordenador monitora e organiza as atividades e cobre outros colaboradores em caso de falta.

Quiver: Software de gestão eficiente

Como vimos, transformar o faturamento da sua corretora depende de organização e análise detalhada das informações. Não é possível crescer quando etapas essenciais do processo de dados são desrespeitadas.

Claro que, para tornar tudo isso possível, é necessário um sistema de gestão completa para auxiliar no trabalho da equipe. A Quiver é reconhecida por oferecer softwares com tecnologia e eficiência de ponta, capazes de atuar como braço da diretoria de uma corretora de seguros.

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