Nesse momento de pandemia, o trabalho em Secretariado Remoto, que utiliza uma estrutura de home office, até então um serviço relativamente novo no país, está ganhando força. A demanda é constante, uma vez que todo empresário, independentemente do ramo de atuação e do porte da empresa, precisa de um funcionário ou equipe que cuide das questões administrativas e comerciais. Porém, vale esclarecer e mostrar as diferenças entre os serviços de Secretária Remota e Assistente Virtual.

Uma das principais diferenças está no fato de que para o profissional de secretariado remoto é exigida formação e/ou experiência profissional comprovada na área e trata-se de um trabalho em nível estratégico. Já o Assistente virtual é uma das funções do profissional de secretariado, indo para um lado mais operacional.

O profissional de Secretariado precisa estar sempre atento às novas tendências de negócios e, dependendo do ramo das empresas de interesse, é preciso mais especializações para atender à demanda. O serviço exige conhecimento de rotinas administrativas, proatividade e desenvoltura ao falar. As atividades vão desde gestão financeira, levantamento de custos e orçamentos, elaboração de contratos, apresentações, planilhas, gestão por processos, gerenciamento e negociação com fornecedores, gestão de atendimento ao cliente, networking, planejamento de viagens nacionais e internacionais, organização de contas pessoais e corporativas, acompanhamento de processos burocráticos, produção e organização de eventos, follow-up de assuntos diversos, além de competências técnicas e humanas.

A principal vantagem do Secretariado Remoto é a possibilidade de atender várias empresas ao mesmo tempo, ao oferecer um serviço personalizado, contribuindo para manter a identidade da marca no mercado. A atividade empresarial é caracterizada como MEI (Microempreendedor Individual) ou EIRELI (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada) e, por não ter vínculo empregatício, tornou-se tendência no mercado. Outro benefício é que a remuneração é calculada pelas horas produtivas, ou seja, o tempo ocioso é de responsabilidade do profissional, não da empresa.

Já o assistente virtual é uma atividade mais abrangente, englobando assistência administrativa, técnica, criativa ou apenas assistência para clientes remotamente a partir de um home office. O serviço também envolve ações operacionais para as áreas de recursos humanos, mídias sociais e comunicação e marketing, como pesquisa, criação de conteúdo e agendamento de publicações, além de transcrições e legendagens de vídeos, redação de e-books e outros materiais de comunicação.

O assistente virtual pode realizar ainda tarefas de um profissional de secretariado remoto, mas de maneira mais pontual, como gestão de agenda e contatos.

O serviço remoto contribui ainda para a redução dos custos das empresas com infraestrutura e encargos trabalhistas e sociais para os funcionários. Além disso, a vantagem do trabalho remoto é agilizar os processos das empresas e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade do profissional, que pode fazer seus próprios horários desde que tenha organização, disciplina, habilidades específicas e comprometimento.

Hoje, as novas tecnologias dão maior suporte para o trabalho em Secretariado Remoto. Temos algumas ferramentas de relacionamento que permitem, por exemplo, fazer ligações globalmente, videoconferências e até aplicativos multiplataformas que possibilitam aos seus usuários realizarem chamadas de voz, gerenciamento de processos, trocarem mensagens de texto e sem qualquer custo, independente de qual versão do serviço eles e seus contatos utilizem.

Por fim, a empresa que contratar um profissional especializado em Secretariado Remoto contará com resultados promissores e benefícios financeiros. No lado do profissional, o trabalho é realizado com maior independência, qualidade de vida, flexibilidade, metodologia própria e oportunidades de expansão. Além de evitar aquele ambiente de trabalho tóxico, conflitos que prejudicam a produtividade pessoal e da empresa e a famosa “rádio peão”.

*Rachel Neves é franqueada responsável pela unidade cidade de São Paulo da D.Zortéa Secretariado Remoto, sendo Secretária Executiva Remota Trilíngue. Entre suas características tem uma excelente comunicação verbal e escrita, ótimas relações interpessoais, fundamentadas na empatia e no profissionalismo, e a interculturalidade faz parte do desenvolvimento pessoal dela, com experiência no estrangeiro, visitando diversos países e culturas em três continentes.