A pandemia de Covid-19 tem tornado as ferramentas de reuniões virtuais fundamentais para manter as equipes de trabalho em atividade, mas sem o contato presencial. No entanto, apesar da tecnologia ter avançado, oferecendo diversos aplicativos para facilitar, a maior parte dos times ainda se sente preso ao modelo presencial de trabalho e acaba não explorando as ferramentas em todas as suas possibilidades. Mas para a consultora Ana Paula Alfredo, especialista no desenvolvimento de pessoas e líderes, além do desafio de aprender a usar melhor os recursos tecnológicos que garantem a realização dos encontros virtuais, é fundamental entender as regras para ser mais assertivo nesse ambiente.

A primeira dica é organizar sua infraestrutura. Escolher qual a plataforma ou quais recursos funcionam melhor para você e/ou sua empresa de forma atender os objetivos, ter um bom provedor de internet e um computador que atenda as especificações básicas, ou um smartphone, com boas câmeras e microfone. “Plataformas como o Skype, Zoom, Webex, etc transformaram as reuniões virtuais em algo viável e eficaz, reduzindo as distâncias e as barreiras para expandirmos nossa rede de contatos e clientes. Mas basta um participante esquecer de verificar sua infraestrutura para que todo o processo seja interrompido”, ressalta.

Para Ana Paula, resolvida a parte técnica é importante se ater às regras de etiqueta e organização. “O sucesso das atividades virtuais, principalmente reuniões de trabalho, dependem também de nossa postura e atitude para termos mais produtividade e alcançar as metas”.

1 – Silêncio é fundamental - Buscar um espaço de silêncio, mais reservado é muito importante, principalmente para a condução de uma reunião mais longa. Como nem sempre é possível evitar barulhos e ruídos externos, na hora da apresentação de um dos participantes, é fundamental que os demais coloquem seus microfones no mudo. Usar fones de ouvido também ajuda a isolar os sons ao redor (ex: crianças brincando no cômodo ao lado)

2 - Seja paciente - Demonstre respeito e postura de ouvinte. Algumas vezes pode haver delay nas conversas virtuais e, mesmo pequeno, será percebido um intervalo de tempo para ouvir o outro ou ser ouvido. Tenha paciência e escute de verdade. Os aplicativos têm opções como levantar a mão, incluir o comentário em um chat etc.

3- Defina regras - Combine antes como irão realizar a reunião: a ordem das apresentações, se as dúvidas serão registradas por chat, se haverá alguém responsável por monitorar as solicitações e demandas que poderão surgir etc. Também poderão decidir se a reunião será gravada ou não. Para que isso aconteça é necessário que haja consentimento de todos os participantes e como será feita a disponibilização do conteúdo.

4 - Escolha um moderador – No mundo virtual é muito fácil dispersar, por isso é fundamental ter alguém que ajude a manter o foco no tema da reunião e garantir que os objetivos previstos sejam atendidos.

5 - Virtual X Real - Algumas regras são iguais no mundo virtual e presencial. Deve-se lembrar que a interação é importante e os intervalos precisam ser considerados. Períodos maiores do que 1 hora devem conter paradas para o banheiro, pegar uma água etc.

6 – Restrinja conversas paralelas - Evite conversas ou troca de mensagens paralelas no chat ou no celular, pois isso tira o foco das pessoas. Desligar o vídeo para ir fazer outra coisa também não é uma opção. Atenda o celular apenas se for inevitável ou em caso de urgência. Tudo é uma questão de educação.

7 - Planejamento é fundamental - A produtividade das reuniões vem do planejamento. É preciso preparar uma pauta e combinar horário para começar e para terminar, organizar as apresentações e manter o foco.

Aproveite o momento final, principalmente nas primeiras reuniões, para avaliar o que funcionou ou não. Aprender com o que foi feito, entender o que pode melhorar ou ser ajustado vai ajudar a transformar as próximas conversas e reuniões virtuais em encontros muito mais produtivos e eficazes.