A BlackFriday e o Natal são períodos que necessitam de atenção para todos os lojistas, principalmente em relação à infraestrutura, seja pelo pico de fluxo de acessos ou, ainda, para entrega e montagem de produtos. E é claro que são preocupações tanto das lojas físicas, como do e-commerce.

Entretanto, o desconhecimento sobre as questões fiscais tem sido um dos principais gargalos das empresas brasileiras. E isso pode se agravar em momentos de grande fluxo de vendas, como a BlackFriday e as compras de final de ano.

Segundo pesquisa da Arquivei, plataforma para gestão de dados e notas fiscais, cerca de 80% das empresas alegam não receber todos os documentos e notas fiscais emitidos contra seus CNPJs e 63% delas também enfrentam dificuldades para identificar notas indevidas (as chamadas "notas frias") emitidas contra elas. Tudo isso pode gerar uma série de problemas junto ao fisco e, inclusive, consequentes prejuízos.

Pensando nisso, a Arquivei elaborou algumas dicas para o setor fiscal da sua empresa se preparar para essas grandes liquidações. Confira:

1 - Fique em dia com os documentos enviados ao fisco

É importante que o departamento fiscal tenha uma preocupação ainda maior com a entrega de documentos fiscais para o fisco, já que a demanda por emissão de notas fiscais nesses períodos é elevada devido ao aumento nas vendas. A falta ou o atraso na entrega de qualquer documento ao fisco gera retrabalho, recálculos e até multas, por isso é importante que uma pessoa, ou uma equipe – dependendo do volume de vendas – seja responsável pelo compliance fiscal, pois ela será responsável por entregar as exigências municipais, estaduais e federal dos fiscos.

2 - Preocupe-se em não perder documento fiscal

Perder algum documento, como uma NFe por exemplo, significa que a empresa terá retrabalho de levantar os dados desta nota fiscal, gerando atrasos na validação do arquivo. Além disso, existem diversos problemas que podem acontecer. Receber diversos (até milhares) de e-mails com XML de NFes e relacioná-los, de forma manual, às compras que se referem é uma tarefa árdua que envolve diversos setores, como de compras, o fiscal e o contábil.

3 - Obrigações fiscais

É necessário lembrar que nesses grandes eventos as obrigações fiscais são as mesmas que durante todo o ano, mas o volume de documentos aumenta. Fique atento em como tecnologias e plataformas podem ajudá-lo com isso, inclusive na consulta, download e arquivamento de NFes, NFSes, CTes durante esses períodos.

4 - Mantenha o controle de seus documentos fiscais durante o ano todo

Quando você possui o controle total de seus documentos fiscais durante o ano todo, isso torna o trabalho do seu setor contábil e fiscal e/ou do seu contador mais produtivo. Assim, não é preciso correr atrás de papéis que se perdem ao longo do tempo, notas não são esquecidas, fechamentos acontecem sem atrasos e retrabalhos com cálculos de tributos se tornam desnecessários.

Isso também garante que você, enquanto gestor da loja ou da empresa, consiga focar seus esforços nas vendas e na aquisição de novos clientes.

5 - Prepare-se para o alto volume de notas fiscais

Para se preparar para a BlackFriday, geralmente o lojista realiza compras num montante maior que a maioria das outras épocas do ano, pois é preciso preparar o estoque. Se em apenas uma compra são gerados diversos documentos fiscais (como NFe, CTe e DANFe), tributos e impostos (como o IPI ou ICMS, por exemplo), a medida em que o fluxo de vendas aumenta, todas essas obrigações também crescem. A dica é deixar o setor organizado e preparado para picos previstos, como este, mas também para outros imprevistos que podem surgir durante a jornada da empresa.

Quer saber mais sobre o assunto? Aproveite e ouça aqui o podcast da Arquivei e prepare-se para a data.

Sobre a Arquivei

A Arquivei é uma empresa que fornece plataforma de monitoramento, gestão e inteligência de documentos fiscais. Criada em 2014, surgiu para suprir uma dificuldade das empresas na gestão mais eficiente de seus dados fiscais. Com sede em São Carlos, interior paulista, a startup já atende mais de 80 mil empresas, com gigantes como McDonald's, Riachuelo e C&A.