A pandemia do novo coronavírus aumentou o investimento das companhias na automação de processos e também tem contribuído para que mais setores busquem pelos benefícios que esse tipo de solução traz, especialmente pela dificuldade do trabalho Humano in loco, imposto pelo distanciamento social, quase obrigatório nos dias atuais.

Soluções com a RPA, sigla para Robotic Process Automation, tem ganho bastante popularidade, devido principalmente à sua rapidez para trazer resultados.

A RPA automatiza processos de negócios usando robôs, especialmente aqueles que não exigem tanto de uma máquina, mas cuja automação concede aos colaboradores a oportunidade de atuar em funções mais estratégicas e não repetitivas. Embora pareça algo simples, muitas empresas têm algumas dúvidas sobre como, quando e se devem adotar essa tecnologia.

Elenco abaixo as três dúvidas mais comuns de quem está buscando informações sobre o uso de RPA:

RPA funciona em qualquer tipo de empresa?

Não. A RPA automatiza processos repetitivos e baseados em regras, e é especialmente útil quando as interações que devem realizar tomam como base aplicações legadas – aquelas mais antigas, mas que ainda são utilizadas pelo negócio. Isso resulta na criação de fluxos de processos digitais e traz um ar fresco onde antes só havia processos manuais e acúmulo de dados desorganizados.

Muitas empresas ainda têm vários processos que demandam que funcionários manipulem manualmente dados estruturados e não estruturados. Esses processos muitas vezes ainda não foram automatizados por causa de práticas tradicionais, custo de integração de sistemas ou mesmo pela falta de disciplina organizacional em relação às variações de processos.

A RPA não é a solução para todos os problemas de automação das empresas, mas é uma opção interessante quando as organizações ainda têm que substituir ou apoiar o trabalho manual, seja no departamento de TI, em recursos humanos, financeiro ou gestão de clientes. Nesses casos, a RPA tem um alto potencial de trazer valor de negócios ao agilizar tarefas manuais e reduzir custos.

Como implementar a tecnologia de forma eficiente?

Antes de implementar uma solução de RPA, alguns passos precisam estar garantidos para evitar possíveis problemas. Primeiro, é preciso gerenciar as expectativas para que o departamento de TI tenha um plano bem traçado. A TI deve estar envolvida desde o início para que tenha os recursos necessários ao longo da implementação.

Na pressa de instalar a solução, muitas empresas deixam passar trocas de comunicação entre os vários robôs, o que pode romper processos de negócios. Antes de qualquer instalação, é preciso entender e estruturar como os diversos robôs irão funcionar juntos.

Geralmente, a RPA é usada para reforçar o retorno sobre investimento ou reduzir custos. Por isso, um dos pontos mais importantes no plano para essa tecnologia é considerar o impacto nos negócios.

Como garantir a segurança da informação com o uso da RPA?

Para o uso bem-sucedido dessa tecnologia de automação, a equipe de segurança da informação deve ter em mente que, uma vez instalada, a RPA se torna parte da infraestrutura corporativa e, portanto, ela também deve ser integrada à arquitetura de segurança da empresa.

Segundo dados do Gartner, os principais riscos de segurança em RPA são reusar credenciais humanas em robôs, falhas na separação de funções, não garantir que a ferramenta forneça os rastros completos para auditoria e compliance, e não proteger o ciclo de vida da tecnologia.

Para evitar esses problemas mais comuns, é importante tomar algumas precauções, como usar autenticação multifator, atribuir uma identidade única para cada bot, ter um monitoramento de perto e gestão de fraudes, revisar e testar os scripts da tecnologia, entre outros. Mas o fundamental é priorizar um plano de segurança integrado para o uso bem-sucedido da RPA.

*Rodrigo Bizarro é diretor de Tecnologia e Inovação da ART IT.