Aplicar checklists é uma forma comprovadamente eficaz e popular para controlar operações e supervisionar processos. Esse método tem feito diversas empresas garantirem a qualidade de seus produtos e serviços, assim como, evitar riscos e multas. Durante os mais de 12 anos no mercado, o Moki Sistemas tem know how no assunto, pois já tiveram contato com diversos modelos e formatos, acumulando experiência nessa tarefa. Por isso, o sistema que é reconhecido no mercado por otimizar resultados de forma eficaz às empresas, lista 11 dicas indispensáveis para criar um checklist focado em resultados.

1. Tenha um objetivo claro antes de criar seu checklist

Checklists são avaliações que validam a execução de procedimentos e atitudes previamente determinadas e que podem, também, ser complementados com levantamentos de informações. Por isso, antes de começar a construir o seu checklist, reflita um pouco sobre quais perguntas você quer que seu time responda, qual dúvida precisa sanar ou quais dados você quer extrair. A partir daí, crie um checklist de acordo com o seu objetivo. Isso será muito importante, especialmente quando chegarmos na fase analítica, mas abordaremos esse assunto mais à frente.

2. Não seja extremamente detalhista e nem resuma tudo demais

Dois erros muito comuns: querer ser sucinto demais e acabar não fazendo perguntas relevantes ou preferir "pecar pelo excesso" e acabar criando muitas perguntas genéricas. Enquanto um checklist muito raso poderá gerar um indicador igualmente raso, checklists desnecessariamente longos podem perder qualidade, pelo grande esforço de preenchimento e gerar notas pouco alinhadas com a realidade, ainda que altas.

Lembre-se sempre do seu objetivo. Antes de criar uma pergunta veja se ela é relevante para aquilo que você quer alcançar com a sua avaliação. O Moki possui algumas funcionalidades que ajudam a criar checklists mais dinâmicos e fáceis de preencher, como perguntas condicionais. Elas garantem que as questões certas vão aparecer quando forem necessárias, assim você não precisa exagerar no detalhe e nem no resumo.

3. Crie subdivisões dentro do seu checklist

Não veja o seu checklist como uma simples lista de tarefas, ele é uma ferramenta de gestão. Mas, para isso, você precisa conseguir extrair informação relevante dele e, certamente, essa tarefa será menos custosa em um documento organizado e devidamente dividido em seções. Separar em grupos perguntas de determinados assuntos, facilita o trabalho da sua equipe e ainda organiza um roteiro de deslocamento pelo local, tornando o processo mais eficiente.

4. Forme perguntas claras, não seja ambíguo

É muito importante que o seu checklist seja claro e direto, o que significa que não pode haver ambiguidade nos seus enunciados. Uma pergunta mal formulada abre margem para a interpretação subjetiva do seu colaborador, e isso, muitas vezes, acaba gerando diferentes possibilidades de respostas, que, não necessariamente, trazem a informação que você queria saber.

Consistência e coerência também são importantes nos checklists. Imagine uma avaliação com essas duas perguntas: "Existem lâmpadas queimadas?" e "A fachada está acesa?". A não conformidade ora é indicada por um "não", ora por um "sim". Complicado, não é?

Ainda que seja possível organizar qual a resposta que pontua dentro do Moki, isso é algo que pode gerar confusão na sua equipe. Uma dica que damos é que, além de formular bem suas perguntas, usar opções de respostas como "conforme" e "não conforme", ou "aceitável" e "inaceitável".

5. Escolha opções de respostas intuitivas ou próximas da realidade da sua equipe

Ainda que o seu checklist seja claro e direto, respondê-lo não deve ser algo muito maçante e, tampouco, mecânico. A intenção não é que a sua equipe responda em modo automático, precisa haver uma reflexão, mas as opções de resposta devem agilizar o trabalho e diminuir a margem de erro da sua avaliação.

O Moki tem 75 tipos de resposta, você só precisa escolher aquela que faz mais sentido para a sua operação ou que seja mais intuitiva para a sua equipe. Por exemplo, em vez de usar sempre respostas como "conforme" ou "não conforme", que tal usar emojis, corações, medalhas ou estrelas? Isso deixa seu checklist mais dinâmico e divertido e faz toda a diferença para o seu colaborador que vai respondê-lo várias vezes durante a jornada de trabalho.

6. Não generalize pontuações no seu checklist, dê o peso certo a cada pergunta

Se a sua ferramenta, assim como o Moki, permite que você distribua diferentes pesos entre as perguntas do seu checklist, para no final lhe dar uma nota da avaliação preenchida, use isso! Pense nos riscos da sua operação e reflita-os na pontuação de cada pergunta. Por exemplo, é comum vermos empresas de segurança de alimentos, zerarem checklists inteiros caso haja algum produto fora da validade, mesmo que todas as outras questões estejam conformes, e isso faz todo o sentido, basta imaginar o transtorno que um produto fora da validade pode causar em uma operação que lida com alimentação.

Tenha em mente que pesos genéricos só servem para cenários genéricos, o checklist deve refletir o cenário real.

7. Estude: aprenda as melhores práticas da ferramenta que você usa

Uma vez que você optou por usar um sistema para te ajudar nas suas supervisões, esteja disposto a entender esse sistema por inteiro. Aprenda a utilizá-lo corretamente, conheça todas as suas funcionalidades e use-as a seu favor. Não subutilize a sua ferramenta, ela foi pensada para te ajudar, conheça as boas práticas e pense em formas de aplicá-las na sua operação. Uma boa dica é investir em treinamentos para a sua equipe, para que vocês possam, juntos, pensar em formas de otimizar o uso do sistema.

8. Colete assinaturas e peça fotos no seu checklist

Pedir que alguém responsável assine as avaliações preenchidas garante o compromisso com as informações coletadas e, consequentemente, gera dados mais precisos. Lembre-se sempre de pedir a assinatura, seja do seu auditor, do gerente ou de quem precisar. Isso te dá argumentos de autoridade quando for lidar com aquelas informações e, em caso de disparidades, você sabe quem deve procurar.

Além disso, algo que vem se tornando cada vez mais comum, é que empresas solicitem que o colaborador tire uma selfie no local para comprovar quem está respondendo e onde estava no momento do preenchimento. Isso garante, ainda mais, a segurança das informações além de assegurar que seu checklist foi preenchido no local certo e pela pessoa indicada.

No Moki, você pode coletar quantas assinaturas você quiser, além de adicionar quantas fotos e arquivos forem necessários nos seus checklists.

9. Flexibilidade: esteja sempre aberto a melhorias

Checklists devem gerar transformações positivas e você e sua empresa devem estar abertos a elas. Muito provavelmente, o checklist vai te apontar falhas na execução dos seus processos, não veja isso como algo ruim, corrija os problemas, implemente uma cultura de aplicação de planos de ação na sua empresa. É assim que geramos oportunidades de melhorias!

É importante, ao avaliar o seu checklist regularmente, ele deve acompanhar as mudanças da sua operação. Mudar o checklist é uma atitude positiva, melhora a dinâmica de preenchimento e demonstra que os processos estão sendo analisados sob a ótica da melhoria contínua.

10. Não crie tudo do zero, veja como o sistema pode te ajudar

Quando você contrata uma ferramenta, é importante olhar para a sua operação e ver o que já está pronto e o que é preciso organizar para começar a elaborar o checklist. Nesse momento é válido verificar se a ferramenta oferece mais recursos para acelerar este processo. No Moki, por exemplo, clientes podem se basear nos nossos modelos gratuitos de checklists para construir os seus próprios. Também disponibilizamos planilhas prontas, já no formato correto, para agilizar processos de importação de checklists. Essas são algumas das formas de otimizar o seu tempo e evitar retrabalho.

11. Use seus dados, faça análises

Essa é a última, e definitivamente a mais importante etapa do seu processo: a análise e validação dos levantamentos. Não enxergue o seu checklist como o processo em si, mas uma parte dele. O pós-preenchimento é fundamental, afinal a sua operação não pode se resumir apenas a uma lista de conformes e não conformes, certo? Checklists são ferramentas de gestão pois além de criar oportunidades de melhorias, eles geram dados.

Lembra que no início desse artigo nós dissemos que o seu checklist tem propósito e que você precisava pensar em quais dados gostaria de extrair dele? Então, chegou a hora. Use as informações coletadas e construa rotinas de análises com elas. Afinal, do que adianta saber que existem EPIs para todos os seus funcionários, se você não sabe dizer se os números de acidentes de trabalho estão diminuindo? Do que adianta saber se a fachada da sua loja está limpa e acesa, se você não sabe dizer se isso impacta nas suas vendas? Do que adiantam todos os seus esforços para corrigir falhas nos processos, se você não sabe como isso se reflete diretamente na sua operação?

Use o seu checklist como uma ferramenta de inteligência. No Moki permitimos que os dados coletados nos checklists possam ser cruzados com outros indicadores e KPIs externos. Assim, geramos visões inéditas sobre a operação de nossos clientes, que as usam para embasar decisões mais precisas e, assim, fazem surgir ainda mais oportunidades de melhorias.

Sobre o Moki

O software de gestão de informação é pioneiro no setor e utilizado para apoio a tomada de decisões mais assertivas nas empresas. Através de tecnologias como Big Data e IoT (Internet das Coisas) o Moki otimiza rotinas, cruza dados e oferece novos pontos de vista das operações, gerando novas oportunidades de melhorias.

Se destacando como uma solução inovadora no mercado, o Moki é o único software que possui o Intelligent Check, capaz de permitir o cruzamento das informações coletadas nos checklists com indicadores, apresentando a realidade da operação e permitindo tomar decisões baseadas em dados concretos. A empresa integra o time de startups do Cubo Itaú, maior hub de empreendedorismo tecnológico da América Latina.