Por se tratar de um momento de crescimento acelerado de carteiras, a Recovery desenhou uma solução capaz de organizar e integrar informações e processos para uma gestão mais inteligente. Antes o processo de cadastramento era realizado manualmente dentro da plataforma e possuía inúmeras etapas e pessoas envolvidas nos escritórios. O tempo médio de cadastro de citações ou intimações recebidas era de sete dias. Com a automação, o processo de cadastramento passou a ser automático e o tempo médio foi reduzido para 48 horas.

A solução

A Kurier desenvolveu o cadastro automático e traçou detalhadamente como funcionaria cada etapa com maior grau de automatização possível. A partir disso, foi definido um fluxo de cadastro de processos que faz a identificação dos documentos iniciais recebidos nos processos, extraindo precisamente os dados contidos nas notificações e citações, analisando e classificando as informações de acordo com as necessidades de tabulação de processos da Recovery, efetivando via remessa de arquivos o cadastro dos processos no sistema e já distribuindo a ação aos respectivos escritórios de defesa.

“A solução da Kurier nos permite uma escalabilidade para acompanhar o crescimento do nosso negócio e, atrelado a tudo isso, ainda tivemos uma redução de custos de cadastro em 500K/ano. Como nosso sistema de gestão jurídica é próprio, tínhamos além do desafio da solução também o desafio de integração”, afirma Lúcia Oliveira, Head de Operações Latam da Recovery.

Resultados e benefícios

Os principais ganhos da solução foram a redução do tempo entre o conhecimento do processo e a entrega dele para tratamento do escritório jurídico, aumentando a possibilidade de montar melhores subsídios e preparar defesas mais estratégicas; conhecimento antecipado de ações judiciais, diminuindo os índices de perda de processos por revelia; diminuição do custo operação pela redução de pessoas e terceiros envolvidos nas rotinas de cadastramento de processos; redução no custo econômico-financeiro, pela provisão adequada de contingências e desfechos de processos mais interessantes para a companhia. Além do conhecimento antecipado de novos processos 15 dias antes de sua citação; redução de 78% do tempo de direcionamento para o Escritório Jurídico.

Segundo Fabiana Rocha, gerente de operações da Kurier, a proposta da suíte de soluções da Kurier é levar resultados positivos aos Departamentos Jurídicos, trabalhando automatização de fluxos manuais e melhoria na qualidade de dados que envolvem as bases de processos judiciais e administrativos. “Tudo passa pela estratégia de minerar informações importantes, padronização de dados, reduzir tempo de execução e garantir uma gestão eficiente de resultados. Essa filosofia e metodologia pode alcançar qualquer departamento jurídico”, informa.

A automação, que teve início em agosto de 2018, passou a facilitar a rotina da equipe, que teve um ganho de produtividade significativo desde então, além de absorver o crescimento de ações que tivemos no período sem impactos. “Buscamos cada vez mais inovar e simplificar a execução das tarefas de forma precisa. Com essa estratégia conseguimos melhorar a eficiência do processo e ainda reduzir custo”, finaliza Lúcia.